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Dokumentation

Sammelrechnung für JTL-Wawi

arpaTools Sammelrechnung - Einfach per Klick Sammelrechnungen für JTL-Wawi erstellen.

Installation

Für die Installation der arpaTools Sammelrechnung benötigen Sie folgende Komponenten:

Nachdem Sie arpaTools Sammelrechnung erworben haben, erhalten Sie eine E-Mail mit allen nötigen Informationen. Neben dem Downloadpaket erhalten Sie einen Lizenzschlüssel. Der Lizenzschlüssel ist nur in Verbindung mit Ihrer Mailadresse, welche bei der Bestellung angegeben wurde, gültig.

Entpacken Sie das Tool arpaTools Sammelrechnung in ein beliebiges Verzeichnis. Sofern Sie arpaTools Sammelrechnung für einen weiteren Mandanten nutzen möchten, benötigen Sie eine weitere Lizenz. Eine Installation der arpaTools Sammelrechnung ist lediglich für einen Mandanten vorgesehen. Sofern Sie arpaTools Sammelrechnung für einen weiteren Mandanten nutzen möchten, installieren bzw. entpacken Sie arpaTools in ein weiteres Verzeichnis.

  • JTL-Wawi
    (ab Version 1.6.38.1)
  • arpaTools Sammelrechnung Installationspaket
  • Eine gültige Lizenz
  • Datenbank Verbindungsparameter
  • Port 21500 ist in Ihrer Firewall freigegeben

Konfiguration

Wechseln Sie in das Verzeichnis, indem Sie arpaTools Sammelrechnung entpackt haben. Klicken Sie doppelt auf die Anwendung ArpatoolsSammelrechnung.exe. Ihnen steht es frei, eine Desktop Verknüpfung der ArpatoolsSammelrechnung.exe zu erstellen.

Beim ersten Start von arpaTools Sammelrechnung müssen Sie zunächst die Lizenzbestimmungen lesen und bestätigen.

Anschließend muss arpaTools Sammelrechnung für den laufenden Betrieb konfiguriert werden.

Datenbankeinstellungen

Klicken Sie oben rechts auf den Button Einstellungen, klicken Sie auf den Menüpunkt Datenbank.

 

Tragen Sie unter Server den Pfad zu Ihrem Datenbankserver ein.

Ist Ihre Datenbank gehostet, tragen Sie die Serverdaten nach folgenden Schema ein:

Host\Instanzname (localhost\JTLWAWI)

Ist Ihre Datenbank lokal oder innerhalb des Netzwerk erreichbar, tragen Sie die Serveradresse nach folgenden Schema ein:

Host\Instanzname,Port (xxxx.private.ecomdata.cloud\JTLWAWI,50000)

Tragen Sie unter Benutzername den Datenbankbenutzer des SQL Servers ein. Bitte beachten Sie, dass der Datenbenutzer Lese und Schreibrechte benötigt.

Tragen Sie unter Passwort das nötige Passwort ein.

Klicken Sie anschließend auf Mandanten laden

Wählen Sie im Dropdown Datenbank eine Datenbank aus.

Klicken Sie jetzt auf Einstellungen prüfen. Sofern alle Angaben korrekt sind, können Sie den Dialog mit Klick auf Speichern bestätigen.

Lizenz

Klicken Sie oben rechts auf den Button Einstellungen, klicken Sie auf den Menüpunkt Lizenz.

Arpatools Sammelrechnung für JTL-Wawi Lizeneingabe

Tragen Sie im Feld Lizenz-Mailadresse die Mailadresse aus Ihrer Bestellung ein.

Tragen Sie im Feld Lizenzschlüssel den passenden Lizenzschlüssel ein. Der Lizenzschlüssel wurde Ihnen per E-Mail an die Mailadresse aus Ihrer Bestellung zugestellt.

 

Sollte es beim klicken auf Lizenz prüfen zu einem Fehler kommen, stellen Sie bitte zuerst sicher, dass Sie in Ihrer Firewall den Port 21500 freigeschaltet haben.

Programmeinstellungen

Klicken Sie oben rechts auf den Button Einstellungen, klicken Sie auf den Menüpunkt Programm.

Tragen Sie im Feld Lizenz-Mailadresse die Mailadresse aus Ihrer Bestellung ein.

Tragen Sie im Feld Lizenzschlüssel den passenden Lizenzschlüssel ein. Der Lizenzschlüssel wurde Ihnen per E-Mail an die Mailadresse aus Ihrer Bestellung zugestellt.

Zahlungsart

Die Einstellung Zahlungsart hat mehrere Auswirkungen.

  • Die Zahlungsart wird zur Suche der Aufträge herangezogen. “Auslieferung vor Zahlungseingang“ muss aktiviert sein.

  • Die Zahlungsart muss den Kunden im Kundenstamm unter Zahlungsart zugewiesen. Nur Kunden mit dieser Zahlungsart kommen für die Erstellung einer Sammelrechnung infrage.

  • Die Zahlungsart wird zusätzlich in der Sammelrechnung verwendet.

  • Nach Erstellung einer Sammelrechnung werden alle Aufträge, welche zu einer Sammelrechnung zusammengefasst wurden, als bezahlt markiert. Die Zahlung erfolgt mit der Zahlart, welche Sie in der Programmkonfiguration hinterlegt haben. Zudem erhält jede Zahlung eine Anmerkung. Abgerechnet über Sammelrechnung “Rechnungsnummer”

Auslieferung vor Zahlungseingang möglich

Die Option “Auslieferung vor Zahlungseingang möglich” in JTL-Wawi ermöglicht den Versand von Aufträgen, welche nicht bezahlt markiert sind.

Klicken Sie in JTL-Wawi auf den Menüpunkt Zahlungen, klicken Sie anschließend auf Zahlungsarten. Legen Sie eine Zahlungsart, zum Beispiel namens Sammelrechnung an. Aktivieren Sie nun die Option Auslieferung vor Zahlungseingang.

Es können nur Zahlungsarten mit der Option Auslieferung vor Zahlungseingang möglich für die Verwendung von arpaTools Sammelrechnung verwendet werden. Andere Zahlungsarten werden in der Konfiguration von arpaTools Sammelrechnung nicht angezeigt.

Versandart

Bei der Erstellung einer Sammelrechnung wird in JTL-Wawi Sammelauftrag sowie eine Sammelrechnung angelegt. Die im Dropdown ausgewählte Versandart wird den neu erstellten Vorgängen zugewiesen.

Benutzer

Bei der Erstellung einer Sammelrechnung wird in JTL-Wawi ein Sammelauftrag sowie eine Sammelrechnung angelegt. Der im Dropdown ausgewählte Benutzer wird den neu erstellten Vorgängen zugewiesen.

Firma

Bei der Erstellung einer Sammelrechnung wird in JTL-Wawi ein Sammelauftrag sowie eine Sammelrechnung angelegt. Bei der Erstellung dieser Vorgangstypen wird die im Dropdown Firma ausgewählte Firma zugewiesen. Sofern die Option Firma aus Auftrag gewählt wird, wird in den neu erstellen Vorgängen die Firma aus den Ursprungsaufträgen verwendet.

Beachten Sie, dass die Option “Firma aus Auftrag“ nur korrekt funktioniert, sofern alle Ursprungsaufträge dieselbe Firma zugeordnet haben. Sofern dies nicht der Fall ist, wird pro Firma eine Sammelrechnung erstellt.

Retourenstatus

Aufträge, die nach Erstellung einer Sammelrechnung retourniert wurden, werden mit arpaTools Sammelrechnung bei Erstellung der nächsten Sammelrechnung berücksichtigt und entsprechend zum Abzug gebracht. Diese Vorgehensweise garantiert einen sauberen buchhalterischen Prozess.

Da es für einen Ursprungsauftrag keine Rechnung gibt, kann nach einer Retoure, sofern es zu einer Erstattung kommen soll, keine Rechnungskorrektur angelegt werden. Ohne Rechnungskorrektur darf es jedoch keine Erstattung geben. Damit ein Auftrag trotzdem erstattet werden kann, werden die Positionen, welche in der Retoure zu einem Ursprungsauftrag erfasst wurden, in der Sammelrechnung zum Abzug gebracht.

Im Feld Retourenstatus bestimmen Sie, in welchen Status sich eine Retoure befinden muss, um in der nächsten Sammelrechnung erfasst zu werden.

Tipp: Um zu unterscheiden, ob eine Retoure in der nächsten Sammelrechnung zum Abzug gebracht werden soll oder nicht, sollten Sie mehrere Retouren Status anlegen. Aufträge, welche erstattet werden sollen, erhalten den Status, den Sie in der Programm Konfiguration von arpaTools Sammelrechnung angegeben haben. Alle anderen Retouren werden nicht berücksichtigt. Sofern Sie entscheiden, dass eine Retoure zum Abzug gebracht werden soll, können Sie den Status der Retoure jederzeit in den eingestellten Retourenstatus ändern.

Eigene Felder

Zum Betrieb von arpaTools Sammelrechnung werden Eigene Felder für Aufträge und Kunden angelegt.

Eigenes Feld im Kundenstamm

 

arpa_Intervall – arpaTools Sammelrechnung kann ohne GUI zum Beispiel per Windows Aufgabenplaner regelmäßig automatisch Sammelrechnungen erzeugen. Im Kundenstamm des Kunden kann im Eigenen Feld arpa_intervall bestimmt werden, in welchen Intervall Rechnungen erzeugt werden sollen. Wählen Sie zwischen folgenden Intervallen:

  • Täglich

  • Jeden Freitag

  • Am Ende des Monats

Um nun automatisch Sammelrechnungen zu erzeugen, erstellen Sie eine Windows Aufgabe welche täglich zum Beispiel um 20 Uhr abends ausgeführt wird. Verwenden Sie folgenden Aufrufparameter:

ArpatoolsSammelrechnung.exe all – alle Kunden abhängig vom Intervall verarbeiten

ArpatoolsSammelrechnung.exe customerid=4711 – spezifischen Kunden abhängig vom Intervall verarbeiten (Die Customer ID entspricht der Internen ID des Kunden, nicht der Kundennummer)

Tipp: Sammelrechnungen lassen sich jederzeit und ohne Berücksichtigung des eingestellten Intervalls über die GUI erzeugen.

Eigene Felder im Auftrag

 

arpa_rechnungsnummer – Nach Erzeugen einer Sammelrechnung werden in allen Ursprungsaufträgen die Rechnungsnummer der Sammelrechnung hinterlegt. Sobald dieses Feld gefüllt ist, wird dieser Ursprungsauftrag bei der Erzeugung neuer Sammelrechnungen nicht mehr berücksichtigt. Sofern Sie das Feld leeren, wird dieser Ursprungsauftrag bei der Erzeugung der nächsten Sammelrechnung wieder berücksichtigt.

arpa_ist_sammelrechnung – Diese Checkbox wird gesetzt, sofern es sich um eine Sammelrechnung handelt.

Plattform Sammelrechnung

arpaTools Sammelrechnung legt nach der Installation eine neue Plattform namens arpa_Sammelrechnung an. Diese Plattform hilft Ihnen jederzeit und schnell Sammelaufträge oder Sammelrechnungen zu finden. Außerdem können Sie anhand der Plattform über die Statistik-Funktion von JTL-Wawi filtern.

 

Programmablauf

Anhand einer Aufzählung möchten wir Ihnen die Arbeitsweise von arpaTools Sammelrechnung näher bringen.

Öffnen Sie zunächst die arpaTools Sammelrechnung GUI.

Beim Programmstart öffnet die GUI von arpaTools Sammelrechnung mit der Auswahl Alle Kunden. Im Dropdown werden Ihnen alle Kunden angezeigt, welche im Kundenstamm über die Zahlart verfügen, die Sie in den Programmeinstellungen hinterlegt haben. Sofern Sie für einen spezifischen Kunden einen Sammelrechnung erstellen möchten, wählen Sie den entsprechende Kunden aus. Klicken Sie anschließend auf Aufträge laden.

  • Rechnung für alle Aufträge erstellen – Sobald Sie einen Kunden ausgewählt haben, werden mit Klick auf Rechnung für alle Aufträge erstellen ausschließlich für den ausgewählten Kunden Sammelrechnungen erstellt. Sofern Sie die Auswahl bei Alle Kunden belassen, werden für alle angezeigten Aufträge Sammelrechnungen erstellt.

  • Rechnung für markierte Aufträge erstellen – Es besteht die Option einzelne Aufträge zu markieren und mit Klick auf Rechnung für markierte Aufträge erstellen Sammelrechnungen zu erstellen.

In der Listenansicht werden Ihnen alle Aufträge angezeigt, welche für eine Sammelrechnung in Betracht kommen. Damit ein Auftrag für eine Sammelrechnung in Betracht kommt, muss dieser über die Zahlungsart verfügen, welche Sie in der Programmkonfiguration im Feld Zahlungsart hinterlegt haben. Des Weiteren muss der Auftrag über den Status Verpackt und Versendet verfügen.

Die Lieferstatus Teilgeliefert, Ausstehend, Lieferschein erstellt oder sonstige Status werden von arpaTools Sammelrechnung nicht berücksichtigt.

Wie im Kapitel Eigene Felder beschrieben, muss das Eigene Feld arpa_rechnungsnummer leer sein. Andernfalls wird der Auftrag ebenfalls nicht berücksichtigt. Das Eigene Feld arpa_rechnungsnummer dient zur Identifikation bereits abgerechneter Aufträge.

 

Mit Klick auf Rechnung für alle Aufträge erzeugen oder Rechnung für markierte Aufträge erzeugen werden je nach Auswahl Sammelrechnungen erzeugt. Bei der Erzeugung einer Sammelrechnung werden diverse Schritte ausgeführt.

  • arpaTools Sammelrechnung ermittelt alle Auftragspositionen der infrage kommenden Aufträge.

  • Als Nächstes ermittelt arpaTools Sammelrechnung, ob es Retouren zu früheren Aufträgen gibt. (Beachten Sie den in den Programmeinstellungen hinterlegten Retourenstatus.)

  • Alle ermittelten Auftragspositionen sowie Retourenpositionen welche zum Abzug gebracht werden, werden in einen neuen Auftrag zusammengefasst.

Eine Sammelrechnung wird nach folgenden Kriterien zusammengefasst:
  • Firma des Auftrags
  • Versandland vom Auftrag
  • USt-IdNr. vom Auftrag
  • Kunden-ID
  • Sprache vom Auftrag
  • Währung vom Auftrag
  • Rechnungsadresse

Sofern Sie mehrere Aufträge eines Kunden markieren, dessen oben genannte Kriterien sich unterscheiden, werden entsprechend separate Sammelrechnungen erstellt.
  • Dieser neu erzeugte Auftrag erhält den Lieferstatus Ohne Versand abgeschlossen.

  • Im nächsten Schritt wird zum neu erstellten Auftrag eine Rechnung erzeugt.

  • Alle Ursprungsaufträge erhalten im eigenen Feld arpa_rechnungsnummer die Rechnungsnummer der neu erstellten Sammelrechnung.

  • Alle Ursprungsaufträge werden mit der Zahlart, welche in den Programmeinstellungen hinterlegt wurden, bezahlt markiert. Jede Zahlung erhält die Anmerkung Mit Sammelrechnung “Rechnungsnummer” verrechnet.

Während eines Testlauf wurden 500 Aufträge mit je 2 Positionen innerhalb einer Minute zu einer Sammelrechnung zusammengefasst.
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