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Dokumentation arpaTools Jobby

Inhaltsverzeichnis

Einleitung

Willkommen bei Jobby, dem vielseitigen Automatisierungstool für Ihre JTL-Wawi! Jobby ist eine App im ArpaTools Client und bietet Ihnen die Möglichkeit, wiederkehrende Aktionen in Jobs zu bündeln und automatisiert oder auf Knopfdruck auszuführen. Damit sparen Sie Zeit und minimieren Fehlerquellen in Ihren täglichen Prozessen.

Was ist Jobby?
Jobby ist eine App innerhalb des ArpaTools Clients und ergänzt unter anderem andere arpaTools-Produkte wie Sammelrechnung, Retourenportal und Provimate. Durch Jobby können Sie diverse Abläufe, sogenannte Jobs in Ihrer JTL-Wawi automatisieren oder manuell anstoßen. Ein Job besteht aus einer Reihe von Aktionen, die in beliebiger Reihenfolge konfiguriert werden können – zum Beispiel Importe, Exporte, Dateiübertragungen oder das Versenden von E-Mails. Jeder Job kann zeitgesteuert oder manuell gestartet werden.

Mit Jobby automatisieren Sie zahlreiche Routineaufgaben Ihrer JTL-Wawi und stellen sicher, dass Datenflüsse reibungslos ablaufen. In den folgenden Abschnitten erfahren Sie Schritt für Schritt, wie Sie Jobs anlegen, verwalten und optimal in Ihre bestehenden Prozesse integrieren. Viel Erfolg beim Einsatz von Jobby!

In Jobby lassen sich verschiedenste Aufgaben als sogenannte Jobs definieren und automatisieren. Diese Aufgaben decken typische Prozesse rund um Import, Export, Dateitransfer und Systemintegration ab – sowohl manuell als auch zeitgesteuert.

Import-Aufgaben

  • JTL-Ameise Import
    Führt definierte Importvorlagen der JTL-Ameise automatisiert oder auf Knopfdruck aus. Ideal für das Einspielen von Artikeldaten, Beständen, Preisen u. v. m.

  • Lieferantenbestand importieren
    Importiert automatisch oder manuell eine CSV-Datei mit Bestandsinformationen eines Lieferanten in die JTL-Wawi.

  • Sendungsdatenimport
    Verarbeitet Trackinginformationen aus einer CSV-Datei und trägt sie direkt in JTL-Wawi ein, sodass Sendungen automatisch als „versendet“ markiert werden können.

Export-Aufgaben

  • JTL-Ameise Export
    Steuert Exportvorlagen der JTL-Ameise an, um z. B. Artikel-, Auftrags- oder Kundendaten automatisiert oder manuell zu exportieren.

Auftrags-Aufgaben

  • Lieferantenbestellung bestätigen
    Dient zur automatisierten Verarbeitung und Bestätigung von Lieferantenbestellungen, z. B. nach Eingang oder Prüfung.

  • XML-Auftragsimport
    Importiert Auftragsdaten im JTL-XML-Format direkt in die JTL-Wawi – manuell oder automatisch nach Zeitplan.

Dateitransfer

  • Download vom FTP-Server
    Lädt Dateien von einem FTP-Server herunter und speichert sie im internen Jobspeicher zur weiteren Verarbeitung.

  • Upload zum FTP-Server
    Überträgt Dateien aus dem Jobspeicher automatisch oder manuell auf einen externen FTP-Server, z. B. zur Weitergabe an Lieferanten.

Sonstige Aufgaben

  • Daten aus dem Web laden
    Ruft Daten von einer definierten URL ab (CSV) und legt sie im Jobspeicher ab.

  • Daten aus Verzeichnis laden
    Liest Dateien aus einem lokalen Verzeichnis ein. Optional können die Dateien nach dem Einlesen gelöscht oder weiterverarbeitet werden.

  • Daten in Verzeichnis speichern
    Speichert verarbeitete Dateien in einem definierten Verzeichnis ab. Diese können optional nach einem festgelegten Zeitraum automatisch gelöscht werden, z. B. zur Archivierung.

  • E-Mail senden
    Versendet automatisch Benachrichtigungen, Statusberichte oder Fehlermeldungen an eine oder mehrere E-Mail-Adressen.

  • Prozess starten
    Startet externe Programme, Skripte oder ausführbare Dateien mit frei definierbaren Parametern – z. B. zur Ansteuerung weiterer Systeme oder Tools.
  • Daten von MS-SQL Server laden
    Lädt Daten per MS-SQL Abfrage zur weiteren Verarbeitung in weiteren Jobs.

Interne arpaTools Aufgaben

Der arpaTools Client ist die zentrale Plattform für alle Lösungen aus dem Hause arpaTools. Er vereint mehrere leistungsstarke Module unter einer Oberfläche:

  • Jobby – zur Prozessautomatisierung und Steuerung wiederkehrender Aufgaben,
  • Provimate – für die automatisierte Abrechnung von Provisionen, (Mehr zu Provimate)
  • Retourenportal – eine effiziente Retourenlösung für JTL, (Mehr zum Retourenportal)
  • Sammelrechnung – zur schnellen und strukturierten Erstellung von Sammelrechnungen. (Mehr zur Sammelrechnung)

Alle Module verfügen über umfangreiche Automatisierungsfunktionen. Im Mittelpunkt steht dabei die Anwendung Jobby: Sie übernimmt die zeitgesteuerte Planung und die automatische Ausführung sämtlicher Prozesse. So wird Jobby zur Schaltzentrale der Automatisierung innerhalb des arpaTools-Ökosystems – und sorgt dafür, dass wiederkehrende Abläufe zuverlässig, effizient und fehlerfrei im Hintergrund laufen. Folgende Jobs werden intern unterstützt.

  • Provimate – Abrechnung automatisieren
    Dieser Job prüft, welche Provisionsabrechnungen aktuell erstellt werden können, und verarbeitet sie gemäß der hinterlegten Konfiguration. So wird die Abrechnung effizient, nachvollziehbar und automatisiert abgewickelt.
  • Querify – Systemgesundheit im Blick (nur für go eCommerce Kunden)
    Dieser exklusive Job steht ausschließlich go eCommerce Kunden zur Verfügung. 
  • Retourenportal – Retourenabgleich mit JTL-Wawi
    Dieser Job sorgt für einen kontinuierlichen Datenabgleich zwischen dem Retourenportal und Ihrer JTL-Wawi. Neue Lieferscheine werden automatisch übertragen und neu angelegte Retouren aus dem Portal in JTL-Wawi importiert und dort angelegt.
  • Sammelrechnung – Automatische Rechnungserstellung
    Der Sammelrechnungs-Job prüft regelmäßig, ob in JTL-Wawi aktuell Sammelrechnungen fällig sind. Diese werden bei Bedarf automatisch erstellt, was Zeit spart und den manuellen Aufwand reduziert.

Beispiele für den Einsatz

Beispiel: Automatischer Import der Bestände eines Dropshipping-Lieferanten

Ein Dropshipping-Lieferant stellt mehrfach täglich eine aktuelle CSV-Datei mit Lagerbeständen auf einem FTP-Server zur Verfügung. Diese Bestandsdaten sollen automatisiert in die JTL-Wawi importiert werden. Mit Jobby lässt sich dieser Prozess vollständig automatisieren:

    1. Download vom FTP-Server
      Der erste Schritt des Jobs lädt die aktuelle Bestandsdatei automatisch vom FTP-Server des Lieferanten herunter. Die Datei wird anschließend in den internen Jobspeicher von Jobby überführt.

    2. Lieferantenbestand importieren
      Im zweiten Schritt verarbeitet Jobby die im Jobspeicher vorhandene Datei. Die enthaltenen Bestandsdaten werden automatisch in die JTL-Wawi importiert und dort den entsprechenden Artikeln zugeordnet.

    3. (Optional) Daten in Verzeichnis speichern
      Nach erfolgreichem Import kann die verarbeitete Datei optional in einem definierten Backup-Verzeichnis abgelegt werden – z. B. zur späteren Nachverfolgung oder Archivierung.

    4. (Optional) E-Mail senden
      Abschließend kann eine automatische E-Mail an den zuständigen Einkäufer versendet werden, die über den erfolgreichen Abschluss des Jobs informiert. So bleibt das Team jederzeit auf dem aktuellen Stand, ohne manuell eingreifen zu müssen.

Beispiel: Übergabe einer Dropshipping-Bestellung an den Lieferanten

Bei jeder Auslieferung eines Dropshipping-Auftrags erstellt JTL-Wawi automatisch eine CSV-Datei mit allen relevanten Bestellinformationen. Diese Datei soll dem Dropshipping-Lieferanten zuverlässig und automatisiert zur Verfügung gestellt werden. Jobby übernimmt diesen Ablauf in drei aufeinanderfolgenden Schritten:

  1. Daten aus Verzeichnis laden
    JTL-Wawi speichert die CSV-Datei nach der Auslieferung in einem definierten Verzeichnis. Jobby überwacht dieses Verzeichnis und lädt neue Dateien automatisch in den Jobspeicher. Die Datei wird dabei aus dem Ursprungsverzeichnis entfernt, um eine doppelte Verarbeitung zu vermeiden.

  2. Upload zum FTP-Server
    Im nächsten Schritt wird die zuvor geladene Datei automatisch auf den FTP-Server des Dropshipping-Lieferanten hochgeladen. Somit erhält der Lieferant alle notwendigen Informationen zur Bestellung in strukturierter Form und kann mit der Abwicklung beginnen.

  3. Daten in Verzeichnis speichern
    Nach erfolgreichem Upload wird die verarbeitete Datei in einem Archivverzeichnis abgelegt. Dort bleibt sie für 30 Tage gespeichert und wird danach automatisch gelöscht. So bleibt der Speicher sauber, ohne dass manuelle Nacharbeiten nötig sind.

Beispiel: Import von Tracking-Informationen vom Dropshipper

Nach dem Versand der Ware stellt der Dropshipping-Lieferant eine Datei mit den zugehörigen Sendungsdaten – inklusive Trackingnummern – zur Verfügung. Diese Daten sollen automatisiert in JTL-Wawi eingetragen werden, damit Kundeninformationen aktuell bleiben und interne Prozesse sauber dokumentiert sind. Der gesamte Vorgang kann mit Jobby automatisiert werden:

  1. Download vom FTP-Server
    Zunächst lädt Jobby die aktuelle Datei mit den Sendungsdaten automatisch vom FTP-Server des Dropshippers herunter und speichert sie im internen Jobspeicher.

  2. Sendungsdatenimport
    Anschließend verarbeitet Jobby die Datei: Die enthaltenen Trackingnummern werden den jeweiligen Lieferscheinen in JTL-Wawi zugeordnet. Entsprechende Sendungen werden als „versendet“ markiert – ohne manuelles Zutun.

  3. Daten in Verzeichnis speichern
    Nach dem erfolgreichen Import wird die verarbeitete Datei in einem Archivverzeichnis abgelegt. Dort bleibt sie für 30 Tage gespeichert und wird danach automatisch gelöscht. So bleiben alle Daten für eine gewisse Zeit nachvollziehbar, ohne langfristig Speicherplatz zu belegen.

Jobby - Übersicht

Jobs

Die Ansicht Jobs bildet die Hauptansicht von Jobby. Hier werden alle Jobs konfiguriert. Bei vielen Jobs unterstützt die Suche. Neue Jobs werden über den Button “Hinzufügen” erstellt. Über den Button “Bearbeiten” (oder per Doppelklick) können bestehende Jobs bearbeitet werden. Der Button “Löschen” löscht bestehende Jobs. Über “Starten” kann ein ausgewählter Job gestartet werden. Mit Ausführung eines Jobs wird in der Listenansicht das Datum “Letzter Durchlauf” aktualisiert.

Der Button “Laden” aktualisiert die Ansicht. Dies ist besonders nützlich sofern mit Hilfe des arpaTools Worker Jobs automatisch ausgeführt werden. Mit Klick auf “Laden” erkennt man im Feld “Letzter Zeitplandurchlauf” ob und wann die letzte Planmäßige Ausführung eines Jobs stattgefunden hat.

In der Listenansicht dienen verschiedene Spalten der Übersicht:

  • Aktionsanzahl: Ein Job besteht in immer aus einer Abfolge von Aktionen. In dieser Spalte wird die Anzahl der Aktionen pro Job angezeigt.
  • Aktiv: Sofern ein Job aktiv ist wird dies durch ein Häkchen angezeigt.
  • Zeitplan aktiv: Wird der Job per Zeitplan und damit per arpaTools Worker ausgeführt, so ist dieses Feld aktiv

E-Mail Konten

Eine mögliche Aktion innerhalb eines Jobs ist der Versand von E-Mails. E-Mails können zum Beispiel reine Textinformationen beinhalten oder auch Anhänge beinhalten. Anhänge können zum Beispiel Ergebnisse aus SQL Abfragen sein oder Dateien, welche von einem FTP-Server oder aus einem Verzeichnis stammen beinhalten.

Die E-Mail Einstellungen entsprechen den SMTP Daten des Hosters. Office 365 oder Google Mail Authentification werden nicht unterstützt.

Im Feld Server muss der SMTP Server eingetragen werden.  Im Feld Port der zugehörige Port. Ausserdem müssen Benutzername und Passwort der Mailadresse angegeben werden. Zudem ist es zwingend notwendig die Absender E-Mail Adresse anzugeben. 

Mit dem Button “Prüfen” können die Maileinstellungen geprüft werden. 

 

FTP-Server

Eine mögliche Aktion innerhalb eines Jobs ist der Download oder Upload von oder zu einem FTP-Server. Dies ist besonders bei Dropshipping Anbindungen ein beliebter Anwendungsfall. Bestände abrufen, Bestellungen hochladen, Sendungsdaten abholen und vieles mehr.

Jede Verbindung benötigt einen eindeutigen Namen. Als Protokoll kann FTP oder SFTP gewählt werden. Zudem ist eine FTP Server URL sowie die Angabe eines Ports notwendig. Außerdem muss ein Benutzername und Passwort angegeben werden. Der relative Pfad kann pro Aktion im entsprechenden Job zusätzlich angegeben werden.

Mit Klick auf Prüfen wird die FTP Verbindung geprüft. Die Verbindungsdaten des FTP Server sind in der Regel beim Hoster auffindbar.

 

Einstellungen

Die Einstellungen von Jobby sind sehr überschaubar. Hier wird lediglich definiert ob der arpaTools Worker verwendet wird oder nicht und in welchen Intervall der Worker Jobs ausführen soll. Wir empfehlen die Mindestzeit von Fünf Minuten.

Die Konfiguration des Windows Dienst “arpaTools Worker” wird im Kapitel arpaTools Worker installieren beschrieben. 

Einfachen Job erstellen

Ein Job besteht aus einer Abfolge von Aktionen, die nacheinander ausgeführt werden. Die Ausführung eines Jobs kann dabei über den arpaTools Worker auch zeitgesteuert erfolgen.

Im linken Bereich der Benutzeroberfläche werden alle verfügbaren Aktionen angezeigt. Um eine Aktion hinzuzufügen, wählt man sie aus der Liste aus und klickt auf „Hinzufügen“. Anschließend öffnen sich die entsprechenden Einstellungen zur jeweiligen Aktion.

Sobald eine Aktion hinzugefügt wurde, erscheint sie auf der rechten Seite des Fensters. Dort kann sie bei Bedarf bearbeitet und in ihrer Reihenfolge angepasst werden. Wie bereits erwähnt, werden die Aktionen immer in der festgelegten Reihenfolge ausgeführt – von oben nach unten.

Wichtig: Aktionen, die mit Dateien arbeiten, speichern diese nicht automatisch ab, sondern laden sie lediglich in die Laufzeitumgebung. Dazu gehören beispielsweise:

Die Daten stehen so für nachfolgende Aktionen zur Verfügung. Erst durch die Aktion „Datei in Verzeichnis speichern“ werden die Inhalte dauerhaft abgespeichert.

Jobby - Jobs

Import: JTL-Ameise - Import

Wenn regelmäßig strukturierte Daten (z. B. Artikeldaten, Kundenlisten oder Bestände) importiert werden sollen, bietet die Aktion „JTLAmeiseImport“ die Möglichkeit, diese Importe automatisiert oder manuell über eine vorher definierte Importvorlage in JTL-Wawi durchzuführen. Die Aktion greift dabei auf die Funktionen von JTL-Ameise zurück und eignet sich besonders für die Integration in wiederkehrende Jobprozesse.

Grundlage für die Ausführung ist eine in JTL-Ameise konfigurierte Importvorlage. Diese Vorlage legt fest, welche Daten in welcher Struktur importiert werden sollen.

  • Zunächst muss die gewünschte Importvorlage im Feld „Template“ ausgewählt werden. Diese Vorlage muss bereits in JTL-Ameise eingerichtet und gespeichert worden sein.
  • Die Option „Workflows“ bestimmt, ob während des Imports hinterlegte Workflows ausgeführt werden sollen. 
  • Über die Einstellung „Log Level“ kann festgelegt werden, in welchem Detailgrad der Import protokolliert werden soll. Zur Auswahl stehen:
    • Ausführlich – vollständige und ausführliche Protokollierung,
    • Kompakt – reduzierte Darstellung,
    • Fehler  / Warnungen – nur Fehler und Warnungen werden erfasst
  • Mit Loglevel lassen sich zusätzlich über Parameter Einschränkungen vornehmen. Folgende Logarten stehen zur Verfügung. Der Parameter FILE gibt an, wo die Logdatei abgelegt werden soll.
    • –log – Hauptbericht des Imports,
    • –log_errors – Fehlerprotokoll,
    • –log_warnings – Liste von Warnmeldungen,
    • –log_imported – Auflistung importierter Datensätze,
    • –log_update – Protokoll aktualisierter Datensätze,
    • –log_other – sonstige Einträge.

 

  • Im Dateinamen der Logdateien können verschiedene Platzhalter verwendet werden, um dynamische und eindeutig benennbare Dateien zu erzeugen. Zur Verfügung stehen: %y für das vierstellige Jahr, %m für den Monat, %d für den Tag, %h für die Stunde, %i für die Minute und %s für die Sekunde. Zusätzlich kann %db für den Namen der Datenbank sowie %id für den Namen der verwendeten Importvorlage eingesetzt werden. Beispiel für einen Dateinamen:
    import_%y-%m-%d_%h-%i-%s_%id.log
    → erzeugt z. B. die Datei: import_2025-03-31_14-45-00_KundenImport.log

Import: Lieferantenbestand importieren

Eine Aktion in Jobby kann es sein Lieferantenbestände in JTL-Wawi zu importieren. Dieser Bestand wird in JTL-Wawi, in den Artikeldetails im Reiter Lieferanten dargestellt und Optional zum eigenen Lagerbestand hinzugefügt. Um ständig aktuelle Lieferantenbestände in JTL-Wawi angezeigt zu bekommen ist es notwendig das der Lieferant regelmäßig aktuelle Bestandsinformationen als CSV Datei zur Verfügung stellt.

  • Zuerst muss der “Lieferant” für dem die Bestände importiert werden sollen ausgewählt werden.
  • Handelt es sich um eine Datei mit einer Überschrift Zeile so muss zumindest die “Startzeile” zwei ausgewählt werden.
  • Über die Identifizierungsart wird bestimmt woran ein Artikel eindeutig identifiziert werden kann. Dies kann die Lieferantenartikelnummer oder GTIN bzw. EAN sein. Wichtig ist das der Wert eindeutig identifizierbar ist. Im Feld “Identifizierung” wird die Spalte angegeben in der sich die Lieferantenartikelnummer oder GTIN bzw. EAN befindet.
  • Die “Spalte Lieferantenbestand” gibt die Spalte an in der sich der Wert für Lieferantenbestand befindet. Sofern es keinen Lieferantenbestand als Zahl gibt so hilft die “Bestandskonvertierung“.
  • Sendet der Lieferant mehrere Dateien oder jeweils nur eine große Datei mit allen Daten. So kann über die Option “Verarbeitung” die entsprechende Option gewählt werden.
  • In manchen Fällen kommt es vor, das der Lieferant Artikel welche nicht mehr im Bestand sind, nicht mehr in der Bestandsdatei überträgt. Entsprechend würde der zuletzt übertragene Bestand nicht mehr überschrieben werden. Mit der Option “Nicht gesendete Artikel” in Verbindung mit “Bestimmten Bestand setzen” wird der Bestand aus dem Feld “Bestand für nicht gesendete Aritkel” für nicht gesendete, also alle nicht in der Datei vorhandenen Lieferantenartikel des zuvor ausgewählten Lieferanten gesetzt. Andernfalls werden die nicht gesendeten Artikel für den Import ignoriert.
  • Mit Hilfe der “Bestandskonvertierung” sorgt die Aktion Lieferantenbestand importieren dafür, dass auch Dateien von Lieferanten verarbeitet werden können, welche lediglich die Werte Verfügbar oder nicht Verfügbar senden. Als “Quelle” muss der Wert angegeben werden, welcher in der Spalte Lieferantenbestand enthalten ist. Ist der Wert zum Beispiel “Verfügbar” statt einer Zahl, so ist die Quelle das Wort “Verfügbar”, das Ziel ist entsprechend eine Zahl die für Verfügbar angegeben werden soll. (Verfügbar = 10, Nicht Verfügbar = 0).

Import: Sendungsdaten importieren (JTLWawiExtern.DLL)

JTL-Wawi Nutzer stehen oft vor der Herausforderung Sendungsdaten bzw. Tracking Daten automatisch zu importieren. Aktuell gibt es lediglich die Möglichkeit über den JTL-Packtisch oder JTL-WMS einen Sendungsdatenimport zu starten. Dazu muss die entsprechende Software jedoch aktiv sein. Mit Hilfe von Jobby und dem Job Sendungsdatenimport kann der Prozess auf einen Windows Dienst welche im Hintergrund arbeitet verschoben werden. Somit muss keine Software aktiv im Vordergrund laufen.

  • Zuerst muss der “Importbenutzer” bestimmt werden. Es handelt sich um den Benutzer der den Lieferschein in JTL-Wawi vom Status Offen in den Status versendet ändert.
  • Handelt es sich um eine Datei mit einer Überschrift Zeile so muss zumindest die “Startzeile” zwei ausgewählt werden.
  • Im Feld “Identifizierung” wird die Spalte bestimmt in der die Auftragsnummer oder Lieferscheinnummer der Sendung enthalten ist. Im Falle von Teillieferungen empfehlen wir die Identifizierung anhand der Lieferscheinnummer, da ansonsten alle Teillieferungen versendet markiert würden.
  • Die “Identifizierungsoption” gibt an, welcher Wert zur Identifizierung von Sendungen bzw. Lieferscheinen erwartet wird. Sofern der Wert “Auftragsnummer” gewählt wird, wird die Sendung bzw. die Lieferscheine anhand der Auftragsnummer ermittelt. Der Wert “Automatisch ohne Auftragsnummer” zieht die empfohlene Lieferscheinnummer zur Identifizierung heran.
  • Die Spalte “Versanddatum” gibt an in welcher Spalte sich das Versanddatum befindet.
  • In welcher Spalte befindet sich die “Sendungsnummer“.
  • Sofern es einen Versandhinweis gibt, kann die entsprechende Spalte im Feld “Hinweis” bestimmt werden.
  • Der “Import-Filter” hilft bei mehrzeiligen Dateien, in denen nicht immer eine Sendungsnummer enthalten ist. Dies ist zum Beispiel bei DESADV Dateien der Fall. Der Spaltenwert gibt an welcher Wert in der angegebenen Spalte vorhanden sein muss um den Datensatz für den Import zur berücksichtigen.

Export: JTL-Ameise - Export

Sofern ein regelmässiger Export über JTL-Ameise benötigt wird, zum Beispiel um B2B Kunden einen Lagerbestandsexport zur Verfügung zu stellen, so hilft die Aktion “JTL-Ameise – Export“. Um die Aktion zu nutzen muss in JTL-Ameise eine Exportvorlage angelegt werden. Nähere Informationen zu Exportvorlagen werden im Video von JTL-Software zum Thema JTL-Ameise Exportvorlagen beschrieben.
  • Zunächst muss das “Template “der zuvor angelegten JTL-Ameise Export Vorlage angegeben werden.
  • Das “Zielverzeichnis” bestimmt den Ort an dem die Datei gespeichert werden soll.
  • Ein “Dateiname” hilft die Datei eindeutig zu identifizieren. Dynamische Platzhalter welche beim Speichern der Datei mit den entsprechenden Werden gefüllt werden helfen dabei. Folgende Platzhalter sind vorgesehen. Jahr (%y), Monat (%m), Tag (%d), Stunde (%H), Min (%i), Sekunde (%s), den Datenbanknamen (%db) oder JTL-Ameise Export Vorlagen ID  (%id) helfen dabei.
Export Vorlagen können ausschließlich in Verbindung mit mindestes dem “JTL-Tarif Advanced” genutzt werden. Nähere Informationen zu den JTL-Tarifen gibt es in der JTL-Tarif Übersicht.

Aufträge: Lieferantenbestellung bestätigen

Die Aktion „Lieferantenbestellung bestätigen“ setzt die entsprechende Option in JTL-Wawi. Sofern die nötigen Informationen vorhanden sind, kann die Option direkt durch die Aktion gesetzt werden.

  • Die Einstellung „Startzeile“ gibt an, ab welcher Zeile die Verarbeitung der zuvor in die Laufzeit geladenen Dateien beginnen soll.
  • Da es sich um Lieferantenbestellungen handelt, kann als “Identifizierungstyp” entweder die Bestellnummer oder die interne Bestellnummer gewählt werden.
  • Über die Option „Identifizierung“ wird festgelegt, in welchem Feld der Datei die jeweilige Nummer zu finden ist.
  • Die “Spalte Bestätigungswert“ gibt an, in welcher Spalte sich der Wert befindet, der die Bestätigung der Lieferantenbestellung enthält.
  • Die Option „Verarbeitung“ ist ein Dropdown-Menü mit den Auswahlmöglichkeiten „Nur die neueste Datei verarbeiten“ oder „Alle Dateien verarbeiten“, sofern mehrere Dateien in die Laufzeit geladen wurden.
  • Unter „Bestätigung konvertieren“ wird definiert, welcher Wert in der Quelldatei als Bestätigung interpretiert werden soll. Ist etwa ein „Y“ für eine bestätigte Bestellung vorgesehen, so lautet die Konvertierungsregel: Vergleichart = ist gleich, Quelle = Y, Ziel = Bestätigung.

Dateitransfer: Download von FTP-Server

Wenn der Lieferant regelmäßig Informationen in Form von Dateien zur Verfügung stellt, können diese Dateien ebenfalls regelmäßig abgerufen und weiterverarbeitet werden. Ein Beispiel hierfür ist, wenn der Lieferant regelmäßig den aktuellen Lieferantenbestand als CSV-Datei bereitstellt. Die Aktion “Download per FTP-Server” lädt dann die entsprechende Datei herunter. Wichtig: Für den Upload oder Download von Dateien muss eine FTP-Verbindung eingerichtet werden.

  • Zunächst muss der bereits konfigurierte “FTP-Server” ausgewählt werden.
  • Im Feld “Dateifilter” kann festgelegt werden, welche Dateien heruntergeladen werden sollen. Ein Filter wie *.csv lädt zum Beispiel alle CSV-Dateien herunter. Der Filter folgt den MS-DOS-Filterregeln.
  • Die Option “Verarbeitung” bestimmt, ob die Datei nach dem Herunterladen gelöscht oder behalten werden soll.
  • Befinden sich die herunterzuladenden Dateien in einem bestimmten Unterverzeichnis, kann dieses im Feld “relativer Pfad” hier angegeben werden.

Dateitransfer: Upload zu FTP Server

Selbstverständlich können mit der Aktion “Upload zu FTP-Server” regelmäßig und automatisch Daten zu einem FTP Server übertragen werden. Dies kann zum Beispiel dabei helfen Sendungsdaten für einen Dropshipping Kunden hochzuladen. Wichtig: Für den Upload oder Download von Dateien muss eine FTP-Verbindung eingerichtet werden.

  • Zunächst muss der bereits konfigurierte “FTP-Server” ausgewählt werden.
  • Anschließend muss der “relative Pfad” also das Zielverzeichnis auf dem FTP-Server angegeben werden.
  • Mit der Option “Existierende Datei” wird das Verhalten in dem Fall sofern es bereits eine Datei mit dem selben Namen gibt bestimmt. “Überschreiben” überschreibt die alte Datei auf dem FTP-Server. 

Sonstiges: Datei aus Web laden

Mit dieser Aktion können CSV-Dateien, die beispielsweise von Dropshipping-Lieferanten bereitgestellt werden, direkt über eine URL importiert werden.

  • In der Eingabemaske wird zunächst die “URL” der gewünschten CSV-Datei angegeben.
  • Optional können zudem Benutzername und Passwort hinterlegt werden, um auf passwortgeschützte Pfade zugreifen zu können.

Sonstiges: Datei aus Verzeichnis laden

Mit der Aktion „Daten aus Verzeichnis laden“ können mehrere Dateien aus einem bestimmten Ordner für die Weiterverarbeitung mit Jobby eingelesen werden.

  • Zuerst wählt man das Quellverzeichnis, in dem sich die gewünschten Dateien befinden – zum Beispiel CSV-Dateien.
  • Über den Dateifilter lässt sich einschränken, welche Dateien geladen werden sollen (z. B. *.csv für alle CSV-Dateien).
  • Im Dropdown-Menü „Verarbeitung“ kann man festlegen, ob die Dateien nach dem Laden automatisch gelöscht werden sollen („Nach dem Laden löschen“) oder im Verzeichnis verbleiben („Nach dem Laden nicht löschen“).

Sonstiges: Daten in Verzeichnis speichern

Die Aktion „Daten in Verzeichnis speichern“ ermöglicht es, Daten zur Weiterverarbeitung in Jobby aus einem Verzeichnis zu laden.

Zuerst gibt man das Zielverzeichnis an, in dem sich die zu verarbeitenden Dateien befinden (z. B. CSV-Dateien).

Anschließend legt man über die Option “Dateien nach Tagen löschen” fest, nach wie vielen Tagen Dateien automatisch gelöscht werden sollen (z. B. 30 Tage).

Zuletzt kann man die Option „Existierende Datei“ konfigurieren. Hier stehen zwei Möglichkeiten zur Verfügung: „Überschreiben“, um eine vorhandene Datei mit dem gleichen Namen zu ersetzen, oder „Ignorieren“, um die vorhandene Datei unberührt zu lassen.

Sonstiges: E-Mail senden

Mit der Aktion „E-Mail senden“ kann eine E-Mail an eine beliebige Adresse versendet werden, optional mit Anhang aus einem vorangegangenen Prozess wie „JTL-Ameise Export“, „Lesendes SQL ausführen“, „Daten aus Verzeichnis laden“, „Datei aus Web laden“ oder „Download von FTP-Server“.
  • E-Mail-Konto: Das konfigurierte E-Mail-Konto, über das die E-Mail versendet wird.
  • Empfänger: Die E-Mail-Adresse des Empfängers.
  • Betreff: Der Betreff der E-Mail.
  • Nachricht: Der Inhalt der E-Mail.
  • Anhang: Auswahl, ob ein Anhang aus einem der genannten Prozesse mitgesendet wird.

Sonstiges: Prozess starten

Die Aktion „Prozess starten“ ermöglicht das Ausführen einer ausführbaren Datei, wie z. B. eines PowerShell-Skripts oder einer Batch-Datei, mit individuellen Parametern.
  • Ausführbare Datei: Pfad zur auszuführenden Datei.
  • Parameter-Aufbau: Hier können Parameter mit Platzhaltern (z. B. ##file##) festgelegt werden, um z. B. die während der Laufzeit verarbeitete Datei zu übergeben.

Sonstiges: Manuellen JTL-Wawi Workflow ausführen

Mit dieser Aktion können manuelle Workflows in JTL-Wawi ausgeführt werden. Dabei sind folgende Einstellungen erforderlich
 
Wichtig: Die Aktion kann nur ausgeführt werden, wenn zuvor eine Datei geladen wurde, die die interne ID des gewählten Bereichs enthält.
 
  • Benutzer: Auswahl des Benutzers, der den Workflow ausführt.
  • Bereich: Der Bereich, in dem der Workflow ausgeführt wird, z. B. Angebote, Artikel, Aufträge, Beschaffung, Kunden, Picklisten, Rechnungen oder Versand.
  • Event: Das Event, das den Workflow im gewählten Bereich auslöst.
  • Trennzeichen: Das Trennzeichen in der zu verarbeitenden Datei (z. B. Komma oder Semikolon).
  • Startzeile: Gibt an, ob die Datei eine Überschriftenzeile hat und legt fest, ab welcher Zeile die Daten eingelesen werden.
  • Identifizierung: Die Spalte, die den eindeutigen Wert (z. B. kArtikel) enthält. 

Um diese Aktion zu nutzen, ist seitens JTL der Tarif ab JTL-Wawi Advanced notwendig.

Sonstiges: Daten von MS-SQL Server laden

Mit dieser Aktion können SQL-Abfragen auf einem MS-SQL-Server ausgeführt und die Ergebnisse in einer Datei gespeichert werden.
 
  • MS-SQL Statement: Hier wird die gewünschte SQL-Abfrage eingetragen. Mit einem Klick auf „Prüfen“ kann die Abfrage auf ihre Gültigkeit überprüft werden.
  • Header ausgeben: Hier kann festgelegt werden, ob die Spaltenüberschriften mit ausgegeben werden sollen (Ja/Nein).
  • Trennzeichen: Auswahl, ob die erstellte Datei mit Semikolon oder Komma getrennt wird.
  • Dateiname: Der Name der zu erstellenden Datei. Platzhalter wie ##year##, ##month##, ##day##, ##hour##, ##minute## und ##second## können zur Individualisierung des Namens verwendet werden.
  • Dateiformat: Auswahl, ob die Ausgabe als CSV- oder TXT-Datei erfolgen soll.

Jobby - Interne arpaTools Jobs

Interne Jobs dienen der Verarbeitung weiterer arpaTools-Tools. Um nicht für jedes entwickelte Tool einen eigenen arpaTools Worker installieren zu müssen, wird für die automatische Verarbeitung Jobby eingesetzt. Besitzen Sie beispielsweise das Tool Sammelrechnung, sorgt Jobby dafür, dass automatisch Sammelrechnungen pro Kunde erstellt werden. Auf diese Weise können spezialisierte Tools effizient in bestehende Prozesse eingebunden werden, ohne zusätzliche Systemdienste zu benötigen. Selbstverständlich benötigen Nutzer anderer Apps keine zusätzliche Jobby Lizenz. Die Aktionen der jeweiligen App sind ohne Lizenz nutzbar um den vollen Leistungsumfang der gekauften Apps zu gewährleisten.

Provimate - Abrechnung

Da in Provimate automatisch Provisionsabrechnungen erstellt werden können, lässt sich innerhalb von Jobby ein Job anlegen, um diese Abrechnungen regelmäßig und automatisch auszuführen. Für jeden Provisionsberechtigten, der abgerechnet werden soll, muss dabei eine eigene Aktion im Job erstellt werden.

Zunächst wird der Provisionsberechtigte ausgewählt, für den die Abrechnung erfolgen soll. Anschließend wird die gewünschte Art der Verarbeitung festgelegt:

  • Keine Verarbeitung – Es findet keine Verarbeitung statt, die Aktion ist inaktiv.
  • Verarbeiten – Für provisionsberechtigte Kunden in JTL-Wawi wird eine Rechnungskorrektur bzw. Provisionsgutschrift erzeugt.
  • Verarbeiten und exportieren – Es wird eine Rechnungskorrektur bzw. Provisionsgutschrift erzeugt und zusätzlich exportiert.
  • Manuell abschließen – Es wird keine Rechnungskorrektur und kein Export erstellt; die Abrechnung wird als abgeschlossen markiert.
  • Manuell abschließen und exportieren – Es wird kein Dokument in JTL-Wawi erstellt, aber ein Export durchgeführt; die Abrechnung gilt ebenfalls als abgeschlossen.

Querify

Die Aktion Querify steht ausschließlich Kunden unseres Partners go eCommerce zur Verfügung. Sie ist speziell auf die Anforderungen und Integrationen zugeschnitten, die in Zusammenarbeit mit go eCommerce realisiert wurden, und kann nur im Rahmen dieser Partnerschaft genutzt werden.

 

Retourenportal

Mit der Aktion Retourenportal wird ein Job eingerichtet, der regelmäßig entweder neue Lieferscheine an das Retourenportal überträgt oder neue Retouren in JTL-Wawi anlegt. Die Aktion arbeitet vollständig automatisiert und erfordert keine weiteren Einstellungen oder Optionen.

Sammelrechnung

Da mit arpaTools auch Sammelrechnungen erstellt werden können und sich dieser Prozess automatisiert konfigurieren lässt, sorgt die Aktion Sammelrechnung dafür, dass für jeden eingerichteten Sammelabrechnungskunden in einem festgelegten Intervall automatisch Sammelrechnungen erzeugt werden. Die Aktion ermöglicht so eine kontinuierliche und effiziente Abrechnung ohne manuelles Eingreifen.

arpaTools Worker installieren

Der arpaTools Worker ist eine Windows-Anwendung, die in einem festgelegten Intervall läuft. Dieses Intervall wird in den Einstellungen definiert. Bei jedem Durchlauf prüft der Worker, ob auszuführende Jobs vorhanden sind – falls ja, werden diese nacheinander abgearbeitet.

Der Worker kann einfach als Windows-Dienst installiert werden, um im Hintergrund automatisch zu laufen.

  • Die Windows-Eingabeaufforderung (cmd) muss als Administrator gestartet werden. Anschließend folgenden Befehl eingeben, um den Dienst zu installieren:

    sc.exe create “arpaTools Worker Service” binpath=”C:\Program Files (x86)\arpaTools\arpaTools\ArpaToolsWorker.exe” start=auto

  • Dienst deinstallieren: Um den Dienst wieder zu entfernen, kann folgender Befehl verwendet werden:

    sc.exe delete “arpaTools Worker Service”
Arne Theisen
Arne TheisenGeschäftsführer
Patrick Hennig
Patrick HennigGeschäftsführer

Als inhabergeführte Agentur denken wir langfristig und streben stabile, langjährige Kundenbeziehungen an.

In den letzten Jahren ist es uns gelungen, viele neue JTL-Kunden von uns als Servicepartner zu überzeugen

und wir konnten dadurch ein starkes Wachstum  generieren.

Zur Zeit betreuen wir ca. 450 Kunden aus den verschiedensten Branchen im eCommerce.

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