Dokumentation Under Construction

Dokumentation arpaTools ProviMate

Inhaltsverzeichnis

Programmablauf

Ein kurzer Einblick in die Programmlogik von arpaTools Provimate. Detaillierte Informationen über die einzelnen Programmschritte finden Sie in den nachfolgenden Kapiteln.

1. Provisionsberechtigte

Definieren Sie zunächst Provisionsberechtigte. Provisionsberechtigte können JTL-Wawi Kunden oder JTL-Wawi Benutzer sein. Mit beiden Anwendungsfällen können Sie nahezu jedes Szenario abbilden. Sofern Sie einen Influencer mit der Werbung für Ihre Produkte beauftragt, legen Sie diesen in JTL-Wawi als Kunden an. Sollen Mitarbeiter Provisionen erhalten, so legen Sie diese als Benutzer in JTL-Wawi an. Mehr dazu im Kapitel Provisionsberechtigte.

2. Provisionsregeln

Legen Sie pro Provisionsberechtigten Provisionsregeln fest. Über Provisionsregeln steuern Sie, wofür Ihre Provisionsberechtigten Provisionen erhalten. Legen Sie eine allgemeine Regel an, um auf alle Umsätze eine Provision auszuzahlen. Zahlreiche feiner gegliederte Regeln wie unter anderem Provisionen auf Umsätze einer Kundengruppe, einer speziellen Auftragsliste, auf Aufträge mit einem speziellen Coupon Code bzw. Gutscheincode oder für bestimmte Kunden können pro Provisionsberechtigten konfiguriert werden. Mehr dazu im Kapitel Provisionsregeln.

3. Provisionsjournal

Über sogenannte Journale werden pro Provisionsberechtigten und entsprechenden Provisionsregeln, je nach eingestelltem Abrechnungsintervall alle Provisionen detailliert in einem Journal aufgelistet. Sofern Sie Ihre Provisionsberechtigten wöchentlich abrechnen, so erstellt arpaTools ProviMate pro Abrechnungszeitraum ein Journal mit allen in diesem Zeitraum betreffenden Rechnungspositionen. Mehr dazu im Kapitel Provisionsjournal.

4. Abrechnung

Mit jedem erzeugten Journal ist es möglich, Gutschriften ohne Rechnungsbezug in JTL-Wawi zu erzeugen oder einen Abrechnungsbericht für Ihre Lohnbuchhaltung zu erstellen. In JTL-Wawi erstellte Provisionsgutschriften können nach Erstellung mit wenigen Einstellungen über JTL2Datev an die Buchhaltung übergeben werden. Mehr dazu im Kapitel Abrechnung.

Wichtige Hinweise

Um einen schnellen Überblick zu erhalten, finden Sie hier eine Zusammenfassung aller hervorgehobenen Hinweise der nachfolgenden Kapitel.

Ein Benutzer ist ein Mitarbeiter Ihres Unternehmens. Sofern Sie eine Provisionsabrechnung für einen Benutzer erstellen. Wird für diesen Benutzer lediglich ein Journalbericht für Ihre Buchhaltung erzeugt.
Ein Kunde kann jeder Provisionsberechtigte sein, für den Sie zur Abrechnung eine in JTL-Wawi erstellte Gutschrift benötigen. Etwa Influencer, Selbstständige, Affiliate Partner oder andere.

Wenn Sie einen Provisionsberechtigten mit einem Startdatum in der Vergangenheit anlegen, werden alle Journale für diesen Provisionsberechtigten nachträglich erstellt. Sollten Sie etwa einen Provisionsberechtigten mit Journalintervall täglich mit einem “Abrechnen ab” Datum 01.01.2023 bis zum “Abrechnen bis” Datum 31.12.2023 werden, entsprechend Ihrer Einstellung 365 Journale erstellt. Sofern Sie ein Datum in der Vergangenheit wählen, erhalten Sie eine Hinweismeldung und können den Vorgang abbrechen.

Der Übersicht halber werden Provisionsregeln nach dem Regeltrichter Prinzip von Allgemein bis Artikel und zusätzlich nach Umsatzwert und Gültig ab Datum sortiert. Sofern Sie eine neue Regel erstellen und dies eine unter vielen Regeln für Ihren Provisionsberechtigten ist. Können Sie optional nach ID sortieren, um die neu erstellte Regel schneller zu finden.

Je mehr Provisionsregeln pro Provisionsberechtigten Sie erstellen, desto komplexer wird es, die Übersicht über alle Regeln zu behalten. Ihren Vorstellungen sind keine Grenzen gesetzt! Versuchen Sie möglichst einfache Provisionsregeln zu erstellen.

Wenn Sie Staffelprovisionen nutzen, ist die Einstellung Bezahldatum älter als (Tage) in den globalen Einstellungen Pflicht. Aktuell ist es nicht möglich, Rechnungskorrekturen in Verbindung mit Staffelprovisionen zu nutzen.

arpaTools ProviMate berücksichtigt ausschließlich bezahlte Rechnungen und ebenfalls ausschließlich Produkte, welche in JTL-Wawi als Artikel angelegt wurden. Freipositionen, Gutscheinpositionen, Versandpositionen oder andere Positionstypen werden nicht für eine Provisionsabrechnung herangezogen.

Programmeinstellungen

  • Firma: Seit JTL-Wawi 1.7. ist es möglich Gutschriften ohne Rechnungsbezug zu erstellen. Dank dieser Funktion kann arpaTools ProviMate Provisionsgutschriften erstellen. Sofern Provisionsgutschriften in JTL-Wawi erstellt werden, wird mithilfe der Einstellung “Firma” bestimmt, mit welcher Firma Provisionsgutschriften angelegt werden. (Neben der Funktion Gutschriften zu erstellen, können alternativ interne Berichte zum Beispiel für die Lohnbuchhaltung erstellt werden. Mehr dazu im Kapitel “Abrechnungsdaten”.)
  • Benutzer: Dies gilt ebenfalls für Benutzer. Mit welchem Benutzer werden Provisionsgutschriften in JTL-Wawi angelegt.
  • Steuern: Geben Sie den Standardsteuersatz für erstellte Gutschriften in JTL-Wawi an. Provisionen sind immer als Dienstleistung zu versteuern. Entsprechend wählen Sie bitte den Standard Steuersatz Ihres Landes aus. Für Benutzer der Software go-OSS lautet der Standard Steuersatz OSS undefiniert Standard.
  • Journalintervall: Bestimmen Sie das globale Journalintervall. Die globale Einstellung kann pro Provisionsberechtigen in den jeweiligen Provisionseinstellungen überschrieben werden. Das Journalintervall kann auf täglich, wöchentlich, zweiwöchentlich, monatlich, quartalsweise, halbjährlich oder jährlich eingestellt werden. 
  • Auszahlungsschwelle: Ab diesem Betrag können Journale abgerechnet werden. Ist die Auszahlungsschwelle zum Beispiel 500,00 €, können Journale unter 500,00 € nicht als Gutschrift in JTL-Wawi oder als Abrechnungsbericht für Ihre Lohnbuchhaltung erstellt werden. Journale werden kumuliert. Erreicht der Provisionsberechtigte in einem Journal die Auszahlungsschwelle nicht, kann keine Gutschrift oder Buchhaltungsbericht erstellt werden, bis es genügend Journale gibt, welche die Auszahlungsschwelle erreichen.
  • Minimale Auszahlung: Mit der Einstellung “Minimale Auszahlung” erhalten Provisionsberechtigte pro Journalintervall (Auszahlungsintervall) mindestens diesen Betrag gutgeschrieben. Auch, wenn der Gesamtbetrag aller Provisionen darunter liegt. Liegt der Gesamtbetrag aller Provisionen über diesem Betrag, so gilt der Gesamtbetrag aller Provisionen.
  • Maximale Auszahlung: Mit der Einstellung “Maximale Auszahlung” erhalten Ihre Provisionsberechtigten pro Journalintervall (Auszahlungsintervall) maximal den hier hinterlegten Betrag. Sofern der Gesamtbetrag höher ist als der Wert “Maximale Auszahlung”, erhalten Provisionsberechtigte lediglich die maximale Auszahlung.
  • Pauschaler Abzugsbetrag: Über den pauschalen Abzugsbetrag können Sie einen Pauschalbetrag vom Gesamtbetrag aller Provisionen abziehen. Die Einstellung könnte eine eingerechnete Gehaltszahlung berücksichtigen. Sofern der Gesamtbetrag aller Provisionen in einem Journal kleiner ist, als der pauschale Abzugsbetrag, erhält der Provisionsberechtigte keine Provision. Der Gesamtbetrag fällt somit auf 0,00 €.
  • Bezahldatum älter als (Tage): Diese Einstellung legt fest, ab wann eine Provision ausgezahlt wird bzw. wie viele Tage nach Zahlungseingang die Provision berechnet wird. Sollen ausschließlich Zahlungseingänge von vor 30 Tagen berücksichtigt werden, da erst dann die Rückgabefrist eines Verkaufs abgelaufen ist, so können Sie diese Rückgabefrist in Tagen entweder global oder pro Provisionsberechtigten in den Provisionseinstellungen angeben. Außerdem ist diese Einstellung notwendig, insofern Staffelprovisionen genutzt werden. 

Provisionsberechtigte

Provisionsberechtigten anlegen

Im Menü Provisionsberechtigte werden Provisionsberechtigte für Provisionen festgelegt. Ein Provisionsberechtigter kann entweder ein in JTL-Wawi angelegter Kunde oder Benutzer sein. Dabei kann pro Provisionsberechtigten ein Start sowie ein Enddatum definiert werden. Zusätzlich lassen sich in den Provisionseinstellungen pro Provisionsberechtigten weitere Details pflegen. Um einen Provisionsberechtigten anzulegen, klicken Sie auf den Button hinzufügen. Anschließend wählen Sie, ob es sich um einen in JTL-Wawi angelegten Benutzer oder Kunden handelt.
  • Benutzer: Per Dropdown wird Ihnen die Liste der in JTL-Wawi angelegten Benutzer angezeigt. Wählen Sie einen Benutzer aus, für den Sie in Zukunft Provisionsabrechnungen erstellen möchten.
  • Kunden: Geben Sie die Kundennummer des in JTL-Wawi angelegten Kunden ein oder klicken Sie auf Suchen, um den entsprechenden Kunden auszuwählen.
  • Ein Benutzer ist ein Mitarbeiter Ihres Unternehmens. Sofern Sie eine Provisionsabrechnung für einen Benutzer erstellen. Wird für diesen Benutzer lediglich ein Journalbericht für Ihre Buchhaltung erzeugt.
    Ein Kunde kann jeder Provisionsberechtigte sein, für den Sie zur Abrechnung eine in JTL-Wawi erstellte Gutschrift benötigen. Etwa Influencer, Selbstständige, Affiliate Partner oder andere.

    Nach Auswahl des JTL-Wawi Benutzer oder Kunden können Sie weitere Optionen je nach Auswahl treffen.

    • Gutschrift bei Abrechnung automatisch erstellen: Sofern Sie einen Kunden als Provisionsberechtigten ausgewählt haben, können Sie im per Checkbox bestimmen, ob mit jeder Abrechnung automatisch eine Gutschrift in JTL-Wawi angelegt werden soll. Für JTL-Wawi Benutzer gibt es diese Checkbox nicht. Wir gehen davon aus, dass es sich bei Benutzern um Mitarbeiter Ihres Unternehmens handelt. Diese erhalten Provisionen über u.a. Ihre Lohnbuchhaltung.
    • Abrechnen ab: Ab wann soll der Provisionsberechtigte seine Provision erhalten. Dieses Datum kann auch in der Vergangenheit liegen. Standardmäßig wird das aktuelle Datum verwendet.
    • Abrechnen bis: Sind Regelungen getroffen, bis wann abzurechnende Rechnungspositionen abzurechnen sind, so können Sie dies ebenfalls als Datum festlegen. Unabhängig vom Abrechnungsintervall werden Abrechnungspositionen bis zu diesem Datum berücksichtigt.

    Mit dem Button “Bearbeiten“, können Sie einen Provisionsberechtigten bearbeiten, um dort die Optionen “Gutschrift bei Abrechnung automatisch erstellen” (Für Kunden), das “Abrechnen ab” oder “Abrechnen bis” anzupassen. Mit dem Button “Löschen” löschen Sie einen Provisionsberechtigten. Beachten Sie, dass alle Einstellungen eines Provisionsberechtigten und auch alle bis dahin erstellten Journale (Abrechnungsberichte) gelöscht werden.

    Journalintervall

    Mit jedem Journalintervall wird ein neues Journal erstellt. Sofern Sie das Journalintervall monatlich wählen, wird automatisch mit Wechsel des Monats ein neues Journal für den jeweiligen Monat erstellt. Legen Sie bei einem Provisionsberechtigen das Journalintervall monatlich fest und beschränken die Auswahl zusätzlich über die Optionen Abrechnen ab und Abrechnen bis über einen Monat hinweg, so wird pro Monat ein neues Journal erstellt. Das erste Journal wird mit Startdatum “Abrechnung ab” erstellt und endet mit “Abrechnung bis”. Beispiel: Journalintervall monatlich, Abrechnen ab 07.02., Abrechnen bis 18.03. Ab dem 07.02. wird ein Journal für den Monat Februar erstellt, in dem alle Provisionen ab dem 07.02.2024 bis 28.02. enthalten sind. Mit Übergang in den Monat März wird ein weiteres Journal erstellt, in dem alle Provisionen vom 01.03.2024 bis 18.03.2024 enthalten sind.
    • Das Journalintervall jährlich beginnt am Anfang eines Jahres und endet am Ende eines Jahres. Das erste Journal startet mit dem “Abrechnen ab” Datum (Einstellung Provisionsberechtigter) und endet am Ende des Jahres bzw. spätestens am “Abrechnen bis” Datum (Einstellung Provisionsberechtigter).
    • Das Journalintervall halbjährlich beginnt am Anfang eines Halbjahres (01.01./01.07.) und endet am Ende eines Halbjahres (30.06./31.12.). Das erste Journal startet mit dem “Abrechnen ab” Datum (Einstellung Provisionsberechtigter) und endet am Ende des Halbjahres bzw. spätestens am “Abrechnen bis” Datum (Einstellung Provisionsberechtigter).
    • Das Journalintervall quartalsweise beginnt am Anfang eines Quartals (01.01./01.04./01.09.) und endet am Ende eines Quartals (30.04./31.08./31.12.). Das erste Journal startet mit dem “Abrechnen ab” Datum (Einstellung Provisionsberechtigter) und endet am Ende des Quartals bzw. spätestens am “Abrechnen bis” Datum (Einstellung Provisionsberechtigter).
    • Das Journalintervall monatlich beginnt am Anfang eines Monats und endet am Ende eines Monats. Das erste Journal startet mit dem “Abrechnen ab” Datum (Einstellung Provisionsberechtigter) und endet am Ende des Monats bzw. spätestens am “Abrechnen bis” Datum (Einstellung Provisionsberechtigter).
    • Das Journalintervall zweiwöchentlich beginnt immer montags zum Anfang einer Woche und endet am Ende der darauffolgenden Woche Sonntags. Das erste Journal startet mit dem “Abrechnen ab” Datum (Einstellung Provisionsberechtigter) und endet am Ende der darauffolgenden Woche bzw. spätestens am “Abrechnen bis” Datum (Einstellung Provisionsberechtigter).
    • Das Journalintervall wöchentlich beginnt am Anfang einer Woche (montags) und endet am Ende einer Woche (sonntags). Das erste Journal startet mit dem “Abrechnen ab” Datum (Einstellung Provisionsberechtigter) und endet am Ende der Woche bzw. spätestens am “Abrechnen bis” Datum (Einstellung Provisionsberechtigter).
    • Das Journalintervall täglich beginnt am Anfang eines Tages und endet am Ende eines Tages. Das erste Journal startet mit dem “Abrechnen ab” Datum (Einstellung Provisionsberechtigter) und endet am Ende des Tages bzw. spätestens am “Abrechnen bis” Datum (Einstellung Provisionsberechtigter).

    Wenn Sie einen Provisionsberechtigten mit einem Startdatum in der Vergangenheit anlegen, werden alle Journale für diesen Provisionsberechtigten nachträglich erstellt. Sollten Sie etwa einen Provisionsberechtigten mit Journalintervall täglich mit einem “Abrechnen ab” Datum 01.01.2023 bis zum “Abrechnen bis” Datum 31.12.2023 werden, entsprechend Ihrer Einstellung 365 Journale erstellt. Sofern Sie ein Datum in der Vergangenheit wählen, erhalten Sie eine Hinweismeldung und können den Vorgang abbrechen.

    Provisionseinstellungen pro Provisionsberechtigten

    Die wohl wichtigsten Optionen von arpaTools ProviMate sind die Provisionseinstellungen pro Provisionsberechtigen. Die Provisionseinstellungen pro Provisionsberechtigen können über den Button Provisionseinstellungen bearbeitet werden. Markieren Sie zunächst einen Provisionsberechtigten und klicken dann auf Provisionseinstellungen.

    Einstellungen im oberen Bereich können global getroffen werden. Sofern Sie Einstellungen für einen Provisionsberechtigten vornehmen, werden die globalen Einstellungen überschrieben.

    • Journalintervall: Bestimmen Sie das Journalintervall (Auszahlungsintervall) pro Provisionsberechtigten. Das Journalintervall kann auf täglich, wöchentlich, zweiwöchentlich, monatlich, quartalsweise, halbjährlich oder jährlich eingestellt werden.
    • Auszahlungsschwelle: Ab diesem Betrag können Journale abgerechnet werden. Ist die Auszahlungsschwelle zum Beispiel 500,00 €, können Journale unter 500,00 € nicht als Gutschrift in JTL-Wawi oder als Abrechnungsbericht für Ihre Lohnbuchhaltung erstellt werden. Journale werden kumuliert. Erreicht der Provisionsberechtigte in einem Journal die Auszahlungsschwelle nicht, kann keine Gutschrift oder  Buchhaltungsbericht erstellt werden, bis es genügend Journale gibt, welche die Auszahlungsschwelle erreichen.
    • Minimale Auszahlung: Mit der Einstellung “Minimale Auszahlung” erhalten Provisionsberechtigte pro Journalintervall (Auszahlungsintervall) mindestens diesen Betrag gutgeschrieben. Auch, wenn der Gesamtbetrag aller Provisionen darunter liegt. Liegt der Gesamtbetrag aller Provisionen über diesem Betrag, so gilt der Gesamtbetrag aller Provisionen.
    • Maximale Auszahlung: Mit der Einstellung “Maximale Auszahlung” erhalten Ihre Provisionsberechtigten pro Journalintervall (Auszahlungsintervall) maximal den hier hinterlegten Betrag. Sofern der Gesamtbetrag höher ist als der Wert “Maximale Auszahlung”, erhalten Provisionsberechtigte lediglich die maximale Auszahlung.
    • Pauschaler Abzugsbetrag: Über den pauschalen Abzugsbetrag können Sie einen Pauschalbetrag vom Gesamtbetrag aller Provisionen abziehen. Die Einstellung könnte eine eingerechnete Gehaltszahlung berücksichtigen. Sofern der Gesamtbetrag aller Provisionen in einem Journal kleiner ist, als der pauschale Abzugsbetrag, erhält der Provisionsberechtigte keine Provision. Der Gesamtbetrag fällt somit auf 0,00 €.
    • Bezahldatum älter als (Tage): Diese Einstellung legt fest, ab wann eine Provision ausgezahlt wird bzw. wie viele Tage nach Zahlungseingang die Provision berechnet wird. Sollen ausschließlich Zahlungseingänge von vor 30 Tagen berücksichtigt werden, da erst dann die Rückgabefrist eines Verkaufs abgelaufen ist, so können Sie diese Rückgabefrist in Tagen entweder global oder pro Provisionsberechtigten in den Provisionseinstellungen angeben. Außerdem ist diese Einstellung notwendig, insofern Staffelprovisionen genutzt werden. 

    Der Übersicht halber werden Provisionsregeln nach dem Regeltrichter Prinzip von Allgemein bis Artikel und zusätzlich nach Umsatzwert und Gültig ab Datum sortiert. Sofern Sie eine neue Regel erstellen und dies eine unter vielen Regeln für Ihren Provisionsberechtigten ist. Können Sie optional nach ID sortieren, um die neu erstellte Regel schneller zu finden.

    Provisionsregeln

    Über Provisionsregeln legen Sie fest, auf welche Umsätze Ihre Provisionsberechtigten Provisionen erhalten. Provisionssätze können prozentual oder als fester Wert angegeben werden. Dabei können Sie pro Provisionsberechtigten beliebig viele Regeln erstellen.

    Je mehr Provisionsregeln pro Provisionsberechtigten Sie erstellen, desto komplexer wird es, die Übersicht über alle Regeln zu behalten. Ihren Vorstellungen sind keine Grenzen gesetzt! Versuchen Sie möglichst einfache Provisionsregeln zu erstellen.

    Provisionsregeln funktionieren wie ein Trichter. Alle Regeln werden von unten nach oben abgearbeitet. Wir reden von einem Regeltrichter. Erstellen Sie etwa eine allgemeine Regel – so erhält der Provisionsberechtigte einen Prozentsatz Ihres gesamten Umsatzes. Erstellen Sie eine weitere Regel, sodass der Provisionsberechtigte zum Beispiel auf alle Umsätze der Kundengruppe Händler einen Prozentsatz Ihres Umsatzes erhält, so gilt diese Regel für diese Kundengruppe und nicht mehr die allgemeine Provisionsregel. Alle anderen Verkäufe, dessen Kunden nicht der Kundengruppe Händler angehören, erhalten die Provision anhand der allgemeinen Regel.

     

    Prozentuale Provision oder Fester Wert

    Eine Provision kann entweder als prozentuale Provision oder als fester Wert provisioniert werden. Eine prozentuale Provision basiert auf dem Netto Verkaufspreis der einzelnen Rechnungspositionen. Ein fester Wert folgt wiederum anderen Regeln. Sofern Sie einen festen Wert definieren, erhält der Provisionsberechtigte einmalig einen festen Wert pro Rechnung. Dies gilt für die Provisionsregeln Allgemein, Kundengruppe, Auftragsliste, Auftrag – Coupon und Kunde. Für die Regeln, Warengruppe und Artikel erhält der Provisionsberechtigte pro Position und Menge einen festen Wert als Provision. 

    Regeldefinition "Allgemein" zur Berechnung einer Provision auf alle Umsätze

    Allgemein

    Mithilfe der Regel “Allgemein” zahlen Sie dem Provisionsberechtigen über alle Ihre Umsätze eine Provision. Der zu Provisionsbetrag kann in % oder als fester Wert angegeben werden. Über die Einstellungen “Ab Umsatzwert” bestimmen Sie, ab welchen Umsatzwert die Provision berechnet wird. Zusätzlich besteht die Option über die Einstellungen “Gültig von” bzw. “Gültig bis” einen Zeitraum der bezahlten Rechnungspositionen oder Rechnungen anzugeben. Dieser Zeitraum kann auch in der Vergangenheit liegen. Sofern Sie kein “Gültig bis” Datum angeben, endet die Provisionsberechnung nicht.

    Kundengruppe

    Mithilfe der Regel “Kundengruppe” definieren Sie eine Regel, um Ihren Provisionsberechtigten entweder eine prozentuale Provision auf den generierten Umsatz oder einen festen Betrag pro Rechnung auf Verkäufe einer bestimmten Kundengruppe zu gewähren. Zusätzlich besteht die Option über die Einstellungen “Gültig von” bzw. “Gültig bis” einen Zeitraum der bezahlten Rechnungspositionen oder Rechnungen anzugeben. Dieser Zeitraum kann auch in der Vergangenheit liegen. Sofern Sie kein “Gültig bis” Datum angeben, endet die Provisionsberechnung nicht.

    Auftragsliste

    Mithilfe der Regel “Auftragsliste” definieren Sie eine Regel, um Ihren Provisionsberechtigten entweder eine prozentuale Provision auf den generierten Umsatz oder einen festen Betrag pro Rechnung auf Aufträge, welche auf einer speziell angelegten Auftragsliste enthalten sind zu gewähren. Um eine Provisionsregel Auftragsliste zu erstellen, müssen Sie zunächst eine Auftragsliste anlegen. Wie Sie eine Auftragsliste anlegen und befüllen, erfahren Sie im Kapitel Auftragslisten.

    Auftrag - Coupon​

    Mithilfe der Regel “Auftrag-Coupon” definieren Sie eine Regel, um Ihren Provisionsberechtigten entweder eine prozentuale Provision auf den generierten Umsatz oder einen festen Betrag pro Rechnung auf Aufträge, welche einen bestimmten Coupon Code enthalten, zu gewähren. Der Positionstyp in JTL-Wawi muss Gutschein lauten. Dieser Positionstyp wird ausschließlich vom JTL-Shop erzeugt. Sollten Sie Couponcodes anderer Shopsysteme zur Berechnung heranziehen wollen, nutzen Sie bitte die Option Auftragsliste in Verbindung mit JTL-Wawi Workflows.

    Kunde

    Mithilfe der Regel “Kunde” definieren Sie eine Regel, um Ihren Provisionsberechtigten entweder eine prozentuale Provision auf den generierten Umsatz oder einen festen Betrag pro Rechnung auf bestimmte Kunden zu gewähren.

    Auftragsnummer​

    Mithilfe der Regel “Auftragsnummer” definieren Sie eine Regel, um Ihren Provisionsberechtigten entweder eine prozentuale Provision auf den generierten Umsatz oder einen festen Betrag für einen bestimmten Auftrag.

    Warengruppe

    Mithilfe der Regel “Warengruppe” definieren Sie eine Regel, um Ihren Provisionsberechtigten eine prozentuale Provision oder einen festen Provisionsbetrag für Artikel einer bestimmten Warengruppe zu gewähren. Anders als bei anderen Regeln gilt bei der Berechnung des festen Betrags die Stückzahl der verkauften Einheiten.

    Artikel

    Mithilfe der Regel “Artikel” definieren Sie eine Regel, um Ihren Provisionsberechtigten eine prozentuale Provision oder einen festen Provisionsbetrag für bestimmte Artikel zu gewähren. Anders als bei anderen Regeln gilt bei der Berechnung des festen Betrags die Stückzahl der verkauften Einheiten.

    Staffelprovisionen

    Durch das arpaTools ProviMate Regelsystem lassen sich Staffelprovisionen abbilden. Um Staffelprovisionen zu erstellen, muss bei der Regelerstellung der Wert “Ab Umsatzwert” eingestellt werden. Soll der Provisionsberechtigte für einen Umsatz ab 100,00 € fünf Prozent Provision erhalten und darunter 10 %, so müssen zwei Provisionsregeln erstellt werden. Es lassen sich beliebig viele Staffeln erstellen. Im folgenden Beispielbild werden drei Staffeln dargestellt. Der Provisionsberechtigte erhält eine Provision auf alle Umsätze. 10 % Umsatzprovision bis 99,99 €, 5 % Umsatzprovision bis 999,99 € und ab 1000,00 € immer 2 % Umsatzprovision. Ihnen steht es frei beliebige Regeln, als Staffelprovision anzulegen.

    Staffelprovision mit arpaTools ProviMate

    Wenn Sie Staffelprovisionen nutzen, ist die Einstellung Bezahldatum älter als (Tage) in den globalen Einstellungen Pflicht. Aktuell ist es nicht möglich, Rechnungskorrekturen in Verbindung mit Staffelprovisionen zu nutzen.

    Provisionsregeln Beispiele

    In den nachfolgenden Beispielen wurden Provisionsberechtigte mit jeweils drei Provisionsregeln definiert. Die Beispiele erklären die Logik des Regeltrichters. 

    Regel Bedingung Provision
    Allgemein   5%
    Kundengruppe Händler 10%
    Warengruppe Weiße Ware 2%
    Ein Händler kauft Weiße Ware.
    Der Provisionsberechtigte erhält 2% Provision.
    Regel Bedingung Provision
    Allgemein 5%
    Kundengruppe Händler 10%
    Warengruppe Weiße Ware 2%
    Ein Endkunde kauft einen herkömmlichen Artikel.
    Der Provisionsberechtigte erhält 5 % Provision.
    RegelBedingungProvision
    Allgemein 5%
    KundengruppeHändler10%
    WarengruppeWeiße Ware2%
    Ein Händler kauft einen herkömmlichen Artikel.
    Der Provisionsberechtigte erhält 10 % Provision.
    RegelBedingungProvision
    KundengruppeB2B15%
    KundeK-1163310%
    ArtikelA-208125%
    Kunde K-11633 kauft Artikel A-2081
    Der Provisionsberechtigte erhält 25 % Provision.
    RegelBedingungProvision
    KundengruppeB2B15%
    KundeK-1163310%
    ArtikelA-208125%
    Kunde K-11633 kauft einen herkömmlichen Artikel.
    Der Provisionsberechtigte erhält 10 % Provision.
    RegelBedingungProvision
    KundengruppeB2B15%
    KundeK-1163310%
    ArtikelA-208125%
    Kunde der Kundengruppe B2B kauft einen herkömmlichen Artikel.
    Der Provisionsberechtigte erhält 15% Provision.
    RegelBedingungProvision
    KundengruppeB2B15%
    KundeK-1163310%
    ArtikelA-208110,00€
    Kunde K-11633 kauft 5 mal A-2081
    Der Provisionsberechtigte erhält 50,00 € Provision.
    RegelBedingungProvision
    KundengruppeB2B15%
    KundeK-1163310%
    ArtikelA-208110,00 €
    B2B Kunde K-11633 kauft einen herkömmlichen Artikel.
    Der Provisionsberechtigte erhält 10 % Provision.
    RegelBedingungProvision
    KundengruppeB2B15%
    KundeK-1163310%
    ArtikelA-208125%
    Kunde der Kundengruppe B2B kauft 4x A-2081
    Der Provisionsberechtigte erhält 25 % Provision.

    Auftragsliste

    Auftragslisten sind eine mächtige Funktion in arpaTools ProviMate. Über die Provisionsregel “Auftragsliste” erhalten Provisionsberechtigte für Aufträge, die sich auf einer Auftragsliste befinden, eine Provision. Sie können beliebig viele Auftragslisten erstellen. Auftragslisten lassen sich entweder per Import oder per Skript zum Beispiel über JTL-Wawi Workflows befüllen. Angenommen Ihr Ziel ist es mehrere Provisionsberechtigte an einem Auftrag partizipieren zu lassen oder Sie arbeiten mit einem Shopify oder Shopware Shop, welcher Couponcodes anders behandelt, als es ein JTL-Shop macht. Insofern besteht die Option, über einen Workflow über die Aktion “Ausführen” die arpatools.exe mit Parametern aufzurufen.

    Auftragsliste anlegen

    Um eine Auftragsliste zu erstellen, klicken Sie im arpaTools Menü auf ProviMate und anschließend auf Auftragslisten. Klicken Sie auf Hinzufügen und vergeben der neu angelegten Auftragsliste einen Namen. Sofern Sie ein Journal für eine Auftragsliste erstellen, werden alle enthaltenen Aufträge mit bezahlter Rechnung bei der Journalerstellung berücksichtigt. Da ausschließlich bezahlte Rechnungen berücksichtigt werden, kann es sein, dass unbezahlte Aufträge ohne Rechnung in einem Journalzeitraum nicht berücksichtigt werden. Sofern der Auftrag bzw. die Rechnung in einem der nächsten Journalintervalle bezahlt wird, wird dieser im nächsten Journalintervall (Abrechnungsintervall) berücksichtigt. Dies ermöglicht es, eine Auftragsliste über alle Journalintervalle weiterzunutzen. 

     

    Sofern ein Journal für eine Auftragsliste erstellt wurde, kann eine Auftragsliste nicht mehr gelöscht werden. Löschen Sie zunächst das Journal. Erst dann kann die Auftragsliste gelöscht werden. Sollte ein Journal bereits abgerechnet sein, kann das Journal und damit auch die Auftragsliste nicht mehr gelöscht werden.

    Auftragsliste befüllen

     

    Um eine Auftragsliste zu erstellen, klicken Sie im arpaTools Menü auf ProviMate und anschließend auf Auftragslisten. Klicken Sie nun auf Hinzufügen und vergeben der neu angelegten Auftragsliste einen Namen. Sofern ein Journal für eine Auftragsliste erstellt wurde, kann diese nicht mehr gelöscht werden.

     

     

     

    Anwendungsbeispiele

    Shopify Coupon

    Coupons, welche über Shopify erstellt und bei einer Bestellung verwendet werden, werden in JTL-Wawi direkt in der jeweiligen Auftragsposition zum Abzug gebracht. Anders als beim JTL-Shop, welcher einen Coupon Code als separate Position ausweist.

    Auftrag in JTL-Wawi - Auftragsposition aus Shopify mit Coupon Code

    In diesem Beispiel sollen alle Aufträge mit dem Shopify Coupon Code “JetztSparen10” auf eine Auftragsliste in arpaTools ProviMate aufgenommen werden. Um diese zu erreichen, muss ein Workflow erstellt werden. In diesem Fall soll bei Auftragserstellung der Auftrag übertragen werden.

    JTL-Wawi Workflow zur Übertragung eines Auftrags auf eine Auftragsliste
    1. Wählen Sie den Menüpunkt “Auftrag – Erstellt“.
    2. Klicken Sie auf “Workflow anlegen“.
    3. Vergeben Sie einen Namen für den neu erstellten Workflow. In unserem Beispiel lautet der Name “[arpa]-Coupon JetztSparen10 -> Influencer“.
    4. Wählen Sie die Bedingung “Auftrag\Auftragspositionen\enthält\Bezeichnung” aus. Wählen Sie als Operator den Wert “enthält” aus und geben als Wert “JetztSparen10” ein.
    5. Fügen Sie nun die Aktion “Ausführen” hinzu.
    6. Klicken Sie neben dem Feld “Programm / Skript” auf den Button ““. Geben Sie im darauffolgenden Fenster “Erweiterte Eigenschaften” den Dateiname “arpatools.exe” ein.
    7. Klicken Sie neben dem Feld “Parameter” auf den Button ““. Geben Sie im darauffolgenden Fenster “Erweiterte Eigenschaften” die notwendigen Parameter ein.
      -profile “Profile1” -appName “ProviMate” -job “AddToList” -listName “Influencer” -orderNumber “{{ Vorgang.Stammdaten.Auftragsnummer }}”
    8. Setzen Sie die Haken bei “Auf Prozess warten” sowie “Kommandozeile benutzen” aus.
    9. Als “Ausführungsverzeichnis” wählen Sie “Verzeichnis festlegen” und geben den Programmpfad zu arpaTools ProviMate an. (C:\Program Files (x86)\arpaTools\arpaTools\)
    10. Mit Klick auf “Speichern” ist Ihr Workflow einsatzbereit.

    Tipp: Mithilfe des Shopify Plug-ins UpPromote Affiliate können Coupon Codes Influencern zugewiesen werden. Sobald ein Coupon Code bei einer Bestellung verwendet wird, wird der entsprechende Influencer als Auftrags Tag an die Bestellung angehängt. In JTL-Wawi erhält der entsprechende Auftrag ebenfalls dieses Tag als eigenes Feld. Über dieses Eigene Feld können ebenfalls über JTL-Workflows Auftragslisten in arpaTools ProviMate befüllt werden.

    Journal

    arpaTools ProviMate berücksichtigt ausschließlich bezahlte Rechnungen und ebenfalls ausschließlich Produkte, welche in JTL-Wawi als Artikel angelegt wurden. Freipositionen, Gutscheinpositionen, Versandpositionen oder andere Positionstypen werden nicht für eine Provisionsabrechnung herangezogen.

    Ein Journal ist eine Zusammenfassung aller Provisionen eines Provisionsberechtigten für einen Zeitraum. Sobald ein Provisionsberechtigter erstellt sowie die erste Regel für diesen Provisionsberechtigten angelegt wurde, wird automatisch im Hintergrund ein Provisionsjournal für das erste Abrechnungsintervall erstellt. Nach Ablauf eines Abrechnungsintervalls wird automatisch ein weiteres Journal erstellt für das nächste Abrechnungsintervall erstellt. 

    Angenommen, Sie wählen das Abrechnungsintervall “Täglich” für einen Provisionsberechtigten, so wird automatisch jeden Tag ein Journal für diesen Provisionsberechtigten erstellt. 

    Journalübersicht inklusive Journaldetailpositionen - Beispiel Tägliche Abrechnung

    Rechnungskorrekturen

    Eine ProviMate Abrechnung wird in JTL-Wawi als Gutschrift ohne Rechnungsbezug angelegt. 

    JTL2Datev und ProviMate Gutschriften

    Um Provisionsabrechnungen korrekt über JTL2Datev an die Buchhaltung zu übergeben, muss eine Konfiguration in JTL2Datev erfolgen.

    Alle Positionen einer Gutschrift, welche über ProviMate erzeugt werden, erhalten die Artikelnummer PRO. Mithilfe dieser Artikelnummer kann in JTL2Datev per Einstellung ein Buchungskonto zugewiesen werden.

     

    Finden Sie zunächst das Konto heraus, welches lt. Ihres Kontorahmens SKR03 oder SKR04 genutzt werden soll. Kontaktieren Sie im besten Fall Ihre Buchhaltung. Laut Steuerkontenrahmen Definition handelt es sich für Deutschland um die Konten 8519 im Steuerkontenrahmen SKR03 und 4569 im Steuerkontenrahmen SKR04.

     

    Öffnen Sie nun JTL2Datev und navigieren zu “Setup“, “FIBU“, “Sachkonten” und wählen auf der linken Seite “Zusätzliche Kontenzuordnung” aus. Klicken Sie nun auf das “+ Zeichen“, um eine weitere Einstellung hinzuzufügen. Tragen Sie in der hinzugefügten Zeile unter Ust. “19” ein, unter Lieferland “DE” und unter Artikel-Nr. “PRO” ein. Fortan werden Ihre Provisionen mit jedem Buchhaltungsexport richtig vorkonfiguriert an Ihre Buchhaltung übergeben. 

     

    JTL2Datev Einstellung: Zusätzliche Kontenzuordnung zur Übergabe von Provisionsabrechnungen an die Buchhaltung
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