Dokumentation

Sammelrechnung für JTL-Wawi

arpaTools Sammelrechnung - Einfach per Klick Sammelrechnungen für JTL-Wawi erstellen.

Installation

Für die Installation der arpaTools Sammelrechnung benötigen Sie folgende Komponenten:

Nachdem Sie arpaTools Sammelrechnung erworben haben, erhalten Sie eine E-Mail mit allen nötigen Informationen. Neben dem Downloadpaket erhalten Sie einen Lizenzschlüssel. Der Lizenzschlüssel ist nur in Verbindung mit Ihrer Mailadresse, welche bei der Bestellung angegeben wurde, gültig.

Entpacken Sie das Tool arpaTools Sammelrechnung in ein beliebiges Verzeichnis. Sofern Sie arpaTools Sammelrechnung für einen weiteren Mandanten nutzen möchten, benötigen Sie eine weitere Lizenz. Eine Installation der arpaTools Sammelrechnung ist lediglich für einen Mandanten vorgesehen. Sofern Sie arpaTools Sammelrechnung für einen weiteren Mandanten nutzen möchten, installieren bzw. entpacken Sie arpaTools in ein weiteres Verzeichnis.

JTL-Wawi

(ab Version 1.6.38.1)
arpaTools Sammelrechnung Installationspaket
Eine gültige Lizenz
Datenbank Verbindungsparameter
Port 21500 TCP ist in Ihrer Firewall freigegeben
Installiertes .net Framework 4.8.1

Konfiguration

Wechseln Sie in das Verzeichnis, indem Sie arpaTools Sammelrechnung entpackt haben. Klicken Sie doppelt auf die Anwendung ArpatoolsSammelrechnung.exe. Ihnen steht es frei, eine Desktop Verknüpfung der ArpatoolsSammelrechnung.exe zu erstellen.

Beim ersten Start von arpaTools Sammelrechnung müssen Sie zunächst die Lizenzbestimmungen lesen und bestätigen.

Anschließend muss arpaTools Sammelrechnung für den laufenden Betrieb konfiguriert werden.

Datenbankeinstellungen

Klicken Sie oben rechts auf den Button Einstellungen, klicken Sie auf den Menüpunkt Datenbank.

Tragen Sie unter Server den Pfad zu Ihrem Datenbankserver ein.

Ist Ihre Datenbank gehostet, tragen Sie die Serverdaten nach folgenden Schema ein:

Host\Instanzname (localhost\JTLWAWI)

Ist Ihre Datenbank lokal oder innerhalb des Netzwerk erreichbar, tragen Sie die Serveradresse nach folgenden Schema ein:

Host\Instanzname,Port (xxxx.private.ecomdata.cloud\JTLWAWI,50000)

Tragen Sie unter Benutzername den Datenbankbenutzer des SQL Servers ein. Bitte beachten Sie, dass der Datenbenutzer Lese und Schreibrechte benötigt.

Tragen Sie unter Passwort das nötige Passwort ein.

Klicken Sie anschließend auf Mandanten laden

Wählen Sie im Dropdown Datenbank eine Datenbank aus.

Klicken Sie jetzt auf Einstellungen prüfen. Sofern alle Angaben korrekt sind, können Sie den Dialog mit Klick auf Speichern bestätigen.

Lizenz

Klicken Sie oben rechts auf den Button Einstellungen, klicken Sie auf den Menüpunkt Lizenz.

Tragen Sie im Feld Lizenz-Mailadresse die Mailadresse aus Ihrer Bestellung ein.

Tragen Sie im Feld Lizenzschlüssel den passenden Lizenzschlüssel ein. Der Lizenzschlüssel wurde Ihnen per E-Mail an die Mailadresse aus Ihrer Bestellung zugestellt.

Sollte es beim klicken auf Lizenz prüfen zu einem Fehler kommen, stellen Sie bitte zuerst sicher, dass Sie in Ihrer Firewall den Port 21500 freigeschaltet haben.

Programmeinstellungen

Klicken Sie oben rechts auf den Button Einstellungen, klicken Sie auf den Menüpunkt Programm.

Startdatum verwenden

Die globale Einstellung Startdatum verwenden ermöglicht, mit Arpatools Sammelrechnung erst zu einem bestimmten Zeitpunkt zu beginnen. Sie sollten dieses Datum immer dann setzen, wenn Sie von einer anderen Abrechnungsart auf Arpatools Sammelrechnung umsteigen.

Zahlungsart

Die Einstellung Zahlungsart hat mehrere Auswirkungen.

Die Zahlungsart wird zur Erstellung der Sammelrechnung verwendet.
Möchten Sie je nach Kunden unterschiedliche Zahlungsarten verwenden, stellen Sie bitte sicher, dass Alle Kunden die korrekte Zahlungsart in den Kundeneinstellungen hinterlegt haben und wählen Sie “Aus Kundendaten”
Nach Erstellung einer Sammelrechnung werden alle Aufträge, welche zu einer Sammelrechnung zusammengefasst wurden, als bezahlt markiert. Die Zahlung erfolgt mit der Zahlart, welche Sie in der Programmkonfiguration hinterlegt haben. Zudem erhält jede Zahlung eine Anmerkung. Abgerechnet über Sammelrechnung “Rechnungsnummer”.
Aufträge, die über Sammelrechnung abgerechnet wurden, gelten als extern abgerechnet. Für diese Aufträge kann keine Rechnung mehr erzeugt werden.

Versandart

Bei der Erstellung einer Sammelrechnung wird in JTL-Wawi Sammelauftrag sowie eine Sammelrechnung angelegt. Die im Dropdown ausgewählte Versandart wird den neu erstellten Vorgängen zugewiesen.

Benutzer

Bei der Erstellung einer Sammelrechnung wird in JTL-Wawi ein Sammelauftrag sowie eine Sammelrechnung angelegt. Der im Dropdown ausgewählte Benutzer wird den neu erstellten Vorgängen zugewiesen.

Firma

Bei der Erstellung einer Sammelrechnung wird in JTL-Wawi ein Sammelauftrag sowie eine Sammelrechnung angelegt. Bei der Erstellung dieser Vorgangstypen wird die im Dropdown Firma ausgewählte Firma zugewiesen. Sofern die Option Firma aus Auftrag gewählt wird, wird in den neu erstellen Vorgängen die Firma aus den Ursprungsaufträgen verwendet.

Beachten Sie, dass die Option “Firma aus Auftrag“ nur korrekt funktioniert, sofern alle Ursprungsaufträge dieselbe Firma zugeordnet haben. Sofern dies nicht der Fall ist, wird pro Firma eine Sammelrechnung erstellt.

Positionsnamen bearbeiten

MitHilfe dieser Option können die Positionsbezeichnungen in der Sammelrechnung selbst bestimmt werden.

Folgende Auswahlmöglichkeiten stehen zur Verfügung:

Nein
Ja, Auftrag und Retoure
Ja, nur Auftrag
Ja, Nur Retoure

Wie die Bezeichnungen bereits vermuten lassen, können Positionen entweder nur für Aufträge, nur für Retouren oder für Retouren und Aufträge angepasst werden.

Die Inhalte beziehen sich immer auf den Ursprungsauftrag, also den Auftrag, der in der Sammelrechnung abgerechnet werden soll. Folgende Möglichkeiten stehen Ihnen derzeit zur für eine individuelle Bezeichnung Verfügung:

Auftragsnummer
Auftragsdatum

Positionsnummer
Artikelnummer
Positionsname
Alle Eigenen Felder vom Auftrag
Freitext

Mit einem Doppelklick auf das jeweilige Feld in der Auswahl, wird die Variable an die Stelle des Mauszeigers eingefügt.

Versandposition übernehmen

Wenn Sie nicht möchten, dass die Versandart des Auftrags in der Sammelrechnung berücksichtigt wird, setzen Sie die Option auf “Nein”. Dadurch wird die Versandkostenposition nicht übertragen. Wählen Sie “Ja”, werden die Versandkosten des ursprünglichen Auftrags in die Sammelrechnung aufgenommen.

Lieferungen abrechnen

Wenn Sie “Ja” auswählen, wird die Abrechnung von Lieferungen aktiviert. Der Preis für die Versandkosten des ursprünglichen Auftrags wird dann mit der Anzahl der Sendungen (Pakete) verrechnet.Wenn Sie “Ja” auswählen, wird die Abrechnung von Lieferungen aktiviert. Der Preis für die Versandkosten des ursprünglichen Auftrags wird dann mit der Anzahl der Sendungen (Pakete) verrechnet.

Retouren verarbeiten

Aufträge, die nach Erstellung einer Sammelrechnung retourniert wurden, werden mit arpaTools Sammelrechnung bei Erstellung der nächsten Sammelrechnung berücksichtigt und entsprechend zum Abzug gebracht. Diese Vorgehensweise garantiert einen sauberen buchhalterischen Prozess. Da es für einen Ursprungsauftrag keine Rechnung gibt, kann nach einer Retoure, sofern es zu einer Erstattung kommen soll, keine Rechnungskorrektur angelegt werden. Ohne Rechnungskorrektur darf es jedoch keine Erstattung geben. Damit ein Auftrag trotzdem erstattet werden kann, werden die Positionen, welche in der Retoure zu einem Ursprungsauftrag erfasst wurden, in der Sammelrechnung zum Abzug gebracht.

Retourenstatus

Im Feld Retourenstatus bestimmen Sie, in welchen Status sich eine Retoure befinden muss, um in der nächsten Sammelrechnung erfasst zu werden.

Tipp: Um zu unterscheiden, ob eine Retoure in der nächsten Sammelrechnung zum Abzug gebracht werden soll oder nicht, sollten Sie mehrere Retouren Status anlegen. Aufträge, welche erstattet werden sollen, erhalten den Status, den Sie in der Programm Konfiguration von arpaTools Sammelrechnung angegeben haben. Alle anderen Retouren werden nicht berücksichtigt. Sofern Sie entscheiden, dass eine Retoure zum Abzug gebracht werden soll, können Sie den Status der Retoure jederzeit in den eingestellten Retourenstatus ändern.

Rechnung erstellen

Entscheiden Sie global, ob beim Erstellen von einem Sammelrechnungsauftrag sofort eine Rechnung erstellt werden soll oder nicht – ganz ohne JTL-Workflow!

Abrechnungsart

Wie detailliert möchten Sie Ihre Sammelrechnungsaufträge erstellen?

Die Standardeinstellung “Positionen auflisten” sorgt dafür, dass jede einzelne Position mit Menge in der Sammelrechnung auftaucht.
Mit “Aufträge abrechnen, werden nur Kosten je versendetem Auftrag in Arpatools Sammelrechnung aufgenommen
Einzelaufstellung als CSV-Datei hat zwei Zwecke: 1. In dem Auftrag zur Sammelrechnung wird nur noch eine Position ausgegeben. 2. Es wird eine CSV-Datei erzeugt, die mit der Auftragsnummer beannt ist.

Die CSV-Dateien werden im Verzeichnis %Appdata%arpaTools\Sammelrechnung\Profile1\Export abgespeichert.

Bitte beachten Sie: Wenn sie mit mehreren Profilen arbeiten, muss der Profilname in dem Link ausgetauscht werden.

Da die CSV-Datei die Auftragsnummer als Dateinamen hat, können Sie den Anhang jederzeit über einen JTL-Workflow per Mail versenden.

Hier ist ein Beispielpfad für den Anhang zum versenden einer E-Mail: C:\Users\Arpatools\AppData\Roaming\arpaTools\Sammelrechnung\Profile1\Export\{{ Vorgang.Stammdaten.Auftragsnummer }}.csv

Die Variable {{ Vorgang.Stammdaten.Auftragsnummer }} entspricht der Dotliquid Variable der Auftragsnummer.

ohne Versand abgeschlossene Aufträge

Aufträge, die ohne Versand abgeschlossen sind, können auch optional über Arpatools Sammelrechnung abgerechnet werden.

Vorsicht: Wenn Sie bei Abrechnen “Alle” auswählen, werden alle Aufträge ohne Versand abgeschlossen für die Sammelrechnung aufgeführt, für die keine Rechnung erstellt worden ist und die auf die konfigurierten Zahlungsfilter passen. Wenn Sie sich unsicher sind, sollten Sie nur eine eingeschränke Abrechnung ausführen und dazu das aktuelle Datum einstellen.

Filter-Zahlungsarten

Die hier ausgewählten Zahlungsarten werden zur Suche der Aufträge herangezogen. “Auslieferung vor Zahlungseingang“ muss aktiviert sein. Optional können Sie jede Zahlungsart zu einem Bestimmten Datum aktivieren. Damit werden Aufträge, die ein älteres Datum haben, nicht über Arpatools Sammelrechnung abgerechnet.

Auslieferung vor Zahlungseingang möglich

Die Option “Auslieferung vor Zahlungseingang möglich” in JTL-Wawi ermöglicht den Versand von Aufträgen, welche nicht bezahlt markiert sind.

Klicken Sie in JTL-Wawi auf den Menüpunkt Zahlungen, klicken Sie anschließend auf Zahlungsarten. Legen Sie eine Zahlungsart, zum Beispiel namens Sammelrechnung an. Aktivieren Sie nun die Option Auslieferung vor Zahlungseingang.

Es können nur Zahlungsarten mit der Option Auslieferung vor Zahlungseingang möglich für die Verwendung von arpaTools Sammelrechnung verwendet werden. Andere Zahlungsarten werden in der Konfiguration von arpaTools Sammelrechnung nicht angezeigt.

Eigene Felder

Zum Betrieb von arpaTools Sammelrechnung werden Eigene Felder für Aufträge und Kunden angelegt

Eigenes Feld im Kundenstamm

arpa_Intervall – arpaTools Sammelrechnung kann ohne GUI zum Beispiel per Windows Aufgabenplaner regelmäßig automatisch Sammelrechnungen erzeugen. Im Kundenstamm des Kunden kann im Eigenen Feld arpa_intervall bestimmt werden, in welchen Intervall Rechnungen erzeugt werden sollen. Wählen Sie zwischen folgenden Intervallen:

Täglich
Jeden Freitag
Am Ende des Monats

Um nun automatisch Sammelrechnungen zu erzeugen, erstellen Sie eine Windows Aufgabe welche täglich zum Beispiel um 20 Uhr abends ausgeführt wird. Verwenden Sie folgenden Aufrufparameter:

ArpatoolsSammelrechnung.exe all – alle Kunden abhängig vom Intervall verarbeiten

ArpatoolsSammelrechnung.exe customerid=4711 – spezifischen Kunden abhängig vom Intervall verarbeiten (Die Customer ID entspricht der Internen ID des Kunden, nicht der Kundennummer)

Tipp: Sammelrechnungen lassen sich jederzeit und ohne Berücksichtigung des eingestellten Intervalls über die GUI erzeugen.

Eigene Felder im Auftrag

arpa_rechnungsnummer – Nach Erzeugen einer Sammelrechnung werden in allen Ursprungsaufträgen die Rechnungsnummer der Sammelrechnung hinterlegt. Sobald dieses Feld gefüllt ist, wird dieser Ursprungsauftrag bei der Erzeugung neuer Sammelrechnungen nicht mehr berücksichtigt. Sofern Sie das Feld leeren, wird dieser Ursprungsauftrag bei der Erzeugung der nächsten Sammelrechnung wieder berücksichtigt.

arpa_ist_sammelrechnung – Diese Checkbox wird gesetzt, sofern es sich um eine Sammelrechnung handelt.

Plattform Sammelrechnung

arpaTools Sammelrechnung legt nach der Installation eine neue Plattform namens arpa_Sammelrechnung an. Diese Plattform hilft Ihnen jederzeit und schnell Sammelaufträge oder Sammelrechnungen zu finden. Außerdem können Sie anhand der Plattform über die Statistik-Funktion von JTL-Wawi filtern.

Programmablauf

Anhand einer Aufzählung möchten wir Ihnen die Arbeitsweise von arpaTools Sammelrechnung näher bringen.

Öffnen Sie zunächst die arpaTools Sammelrechnung GUI.

Beim Programmstart öffnet die GUI von arpaTools Sammelrechnung mit der Auswahl Alle Kunden. Im Dropdown werden Ihnen alle Kunden angezeigt, welche im Kundenstamm über die Zahlart verfügen, die Sie in den Programmeinstellungen hinterlegt haben. Sofern Sie für einen spezifischen Kunden einen Sammelrechnung erstellen möchten, wählen Sie den entsprechende Kunden aus. Klicken Sie anschließend auf Aufträge laden.

Rechnung für alle Aufträge erstellen – Sobald Sie einen Kunden ausgewählt haben, werden mit Klick auf Rechnung für alle Aufträge erstellen ausschließlich für den ausgewählten Kunden Sammelrechnungen erstellt. Sofern Sie die Auswahl bei Alle Kunden belassen, werden für alle angezeigten Aufträge Sammelrechnungen erstellt.
Rechnung für markierte Aufträge erstellen – Es besteht die Option einzelne Aufträge zu markieren und mit Klick auf Rechnung für markierte Aufträge erstellen Sammelrechnungen zu erstellen.

In der Listenansicht werden Ihnen alle Aufträge angezeigt, welche für eine Sammelrechnung in Betracht kommen. Damit ein Auftrag für eine Sammelrechnung in Betracht kommt, muss dieser über die Zahlungsart verfügen, welche Sie in der Programmkonfiguration im Feld Zahlungsart hinterlegt haben. Des Weiteren muss der Auftrag über den Status Verpackt und Versendet verfügen.

Die Lieferstatus Teilgeliefert, Ausstehend, Lieferschein erstellt oder sonstige Status werden von arpaTools Sammelrechnung nicht berücksichtigt. Mit JTL-Wawi 1.6. ist die Teillieferung-Option “Restmenge in neue Aufträge” weggefallen. arpaTools Sammelrechnung berücksichtigt ausschließlich Aufträge im Status “Verpackt und Versendet”.

Wie im Kapitel Eigene Felder beschrieben, muss das Eigene Feld arpa_rechnungsnummer leer sein. Andernfalls wird der Auftrag ebenfalls nicht berücksichtigt. Das Eigene Feld arpa_rechnungsnummer dient zur Identifikation bereits abgerechneter Aufträge.

Mit Klick auf Rechnung für alle Aufträge erzeugen oder Rechnung für markierte Aufträge erzeugen werden je nach Auswahl Sammelrechnungen erzeugt. Bei der Erzeugung einer Sammelrechnung werden diverse Schritte ausgeführt.

arpaTools Sammelrechnung ermittelt alle Auftragspositionen der infrage kommenden Aufträge.
Als Nächstes ermittelt arpaTools Sammelrechnung, ob es Retouren zu früheren Aufträgen gibt. (Beachten Sie den in den Programmeinstellungen hinterlegten Retourenstatus.)
Alle ermittelten Auftragspositionen sowie Retourenpositionen welche zum Abzug gebracht werden, werden in einen neuen Auftrag zusammengefasst.

Eine Sammelrechnung wird nach folgenden Kriterien zusammengefasst:

Firma des Auftrags

Versandland vom Auftrag

USt-IdNr. vom Auftrag

Kunden-ID

Sprache vom Auftrag

Währung vom Auftrag

Rechnungsadresse

Sofern Sie mehrere Aufträge eines Kunden markieren, dessen oben genannte Kriterien sich unterscheiden, werden entsprechend separate Sammelrechnungen erstellt.

Dieser neu erzeugte Auftrag erhält den Lieferstatus Ohne Versand abgeschlossen.
Im nächsten Schritt wird zum neu erstellten Auftrag eine Rechnung erzeugt.
Alle Ursprungsaufträge erhalten im eigenen Feld arpa_rechnungsnummer die Rechnungsnummer der neu erstellten Sammelrechnung.
Alle Ursprungsaufträge werden mit der Zahlart, welche in den Programmeinstellungen hinterlegt wurden, bezahlt markiert. Jede Zahlung erhält die Anmerkung Mit Sammelrechnung “Rechnungsnummer” verrechnet.

Während eines Testlauf wurden 500 Aufträge mit je 2 Positionen innerhalb einer Minute zu einer Sammelrechnung zusammengefasst.

Sie haben Fragen oder benötigen eine Beratung. Nehmen Sie Kontakt mit uns auf

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